Uchwała Nr XLIV/249/2002
Rady Miejskiej w Gołdapi
z dnia 11 września 2002 r.
w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Gołdapi
Na podstawie art. 33 ust. 2 oraz art. 40 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. z 2001 r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558) Rada Miejska w Gołdapi, na wniosek Zarządu Miejskiego postanawia:
§ 1.
Uchwalić Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.
§ 2.
Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Miejskiemu.
§ 3.
Traci moc Uchwała Nr XXXII/236/98 Rady Miejskiej w Gołdapi z dnia 10 czerwca 1998 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gołdapi.
§ 4.
Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego.
Przewodniczący Rady Miejskiej
Remigiusz Karpiński
Załącznik Nr 1
do Uchwały Nr XLIV/249/2002
Rady Miejskiej w Gołdapi
z dnia 11 września 2002 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU MIEJSKIEGO W GOŁDAPI
Rozdział 1
Postanowienia wstępne
§ 1.
Regulamin organizacyjny, zwany dalej “regulaminem”, określa:
1/ podstawowe funkcje i zadania Urzędu Miejskiego, zwanego dalej “Urzędem”,
2/ podział kompetencji i zadań pomiędzy Burmistrzem, Zastępcą (Zastępcami) Burmistrza, Sekretarzem i Skarbnikiem,
3/ organizację wewnętrzną Urzędu, podstawowe zadania wydziałów oraz szczegółowe zakresy działania poszczególnych wydziałów,
4/ organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw zainteresowanych podmiotów,
5/ zasady wykonywania funkcji kierowniczych przez kierowników wydziałów,
6/ podstawowe obowiązki pracowników Urzędu,
7/ zasady podpisywania pism
§ 2.
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1/ Statucie Gminy – rozumie się przez to Statut Gminy Gołdap,
2/ Radzie – rozumie się przez to Radę Miejską,
3/ komisji Rady – rozumie się przez to stałą komisję Rady,
4/ GSK – rozumie się przez to Gminny System Kontroli, o którym mowa w rozdziale 7 Statutu Gminy,
5/ Zarządzie – rozumie się przez to Zarząd Miejski,
6/ organach Gminy – rozumie się przez to Radę i Zarząd,
7/ Burmistrzu – rozumie się przez to Burmistrza Gołdapi,
8/ Sekretarzu – rozumie się przez to Sekretarza Miejskiego,
9/ Skarbniku – rozumie się przez to Skarbnika Miejskiego, Głównego Księgowego Budżetu Gminy,
10/ wydziale – rozumie się przez to również równorzędną komórkę organizacyjną Urzędu (Urząd Stanu Cywilnego, Ośrodek Pomocy Społecznej, Komendę Straży Miejskiej),
11/ kierowniku wydziału:
a/ uważa się, iż – w zakresie kierowania pracami przypisanego wydziału – dotyczy to
również Sekretarza i Skarbnika,
b/ należy przez to rozumieć również kierownika (komendanta) równorzędnej komórki
organizacyjnej Urzędu
12/ referacie – rozumie się przez to referat lub sekcję danego wydziału,
13/ podmiotach – należy przez to rozumieć zainteresowane osoby: fizyczne (obywateli), prawne i nie posiadające osobowości prawnej,
14/ terminach – oznacza to terminy określone w Kodeksie postępowania administracyjnego lub w przepisach szczególnych,
15/ paragrafie bez bliższego określenia – rozumie się przez to § niniejszego regulaminu,
§ 3.
- Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Zarząd i Burmistrz realizują swoje zadania.
- Szczegółowy wykaz spraw i zadań Urzędu oraz zakresy działania wydziałów (rzeczowy zakres działań - przedmiot działania) i właściwość rzeczową , z zastrzeżeniem ust. 3, określa załącznik Nr 1 do regulaminu.
- Szczegółowy wykaz zadań Gminy w zakresie ochrony porządku publicznego oraz zasady ich wykonywania określa “ Regulamin Straży Miejskiej w Gołdapi” , stanowiący załącznik Nr 2 do regulaminu.
§ 4.
- Burmistrz sprawuje nadzór nad realizacją zadań, o których mowa w § 3 , w dziedzinie:
1/ finansów i realizacji budżetu Gminy,
2/ inwestycji gminnych,
3/ obronności,
4/ ochrony przeciwpożarowej,
5/ polityki kadrowej,
6/ kontaktów międzynarodowych.
- W związku z realizacją zadań określonych w ust. 1 Burmistrz sprawuje bezpośredni
nadzór nad:
1/ Wydziałem Organizacji i Nadzoru,
2/ Wydziałem Finansów i Realizacji Budżetu.
- Do aprobaty i podpisu Burmistrza zastrzega się:
1/ wszystkie sprawy wynikające z funkcji Burmistrza jako reprezentanta Gminy na zewnątrz,
2/ przedstawianie projektów budżetu i jego zmian organom Gminy,
3/ zawieranie umów – porozumień rodzących skutki finansowe dla budżetu, jeżeli wysokość świadczenia, bądź zobowiązania Gminy przekracza kwotę 2.ooo złotych,
4/ materiały i pisma kierowane do :
a/ posłów i senatorów RP,
b/ instancji politycznych, związkowych i społecznych szczebla centralnego, wojewódzkiego, powiatowego i gminnego,
c/ kierowników organów centralnych i wojewódzkich administracji rządowej,
d/ przewodniczących sejmików wojewódzkich oraz przewodniczących rad powiatów i przewodniczących rad gmin,
e/ marszałków województw, starostów, prezydentów, burmistrzów i wójtów
5/ upoważnianie pracowników Urzędu do załatwiania spraw oraz wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Burmistrza,
6/ odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek komunalnych i organizacyjnych Gminy,
7/ żądanie informacji i wyjaśnień od działających na terenie Gminy kierowników organów administracji rządowej,
8/ rozpatrywanie adresowanych do Burmistrza inicjatyw, opinii i wniosków radnych Rady, członków Zarządu i komisji Rady oraz przewodniczących jednostek pomocniczych Gminy,
9/ odpowiedzi na interpelacje radnych Rady oraz wnioski posłów i senatorów RP,
10/ przedstawianie Radzie informacji o swojej działalności, w tym w szczególności o wykonywaniu nadzoru nad jednostkami komunalnymi i organizacyjnymi Gminy,
11/ występowanie do organów kontroli specjalistycznej i przeprowadzenie kontroli w zakresie ich działalności,
12/ dokonywanie oceny działalności wydziałów i kierowników wydziałów Urzędu oraz kierowników jednostek komunalnych i organizacyjnych Gminy,
13/ sprawy wynikające z pełnienia funkcji Szefa Obrony Cywilnej Gminy,
14/ zawieranie umów i porozumień w sprawach współpracy z zagranicą, związkami komunalnymi i innymi gminami,
15/ rozstrzygnięcia zastrzeżone do podpisu Burmistrza odrębnymi decyzjami lub mające, ze względu na swój charakter, specjalne znaczenie,
16/ nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami Urzędu,
17/ awansowanie i zmianę składników wynagrodzenia pracowników Urzędu,
18/ przyznawanie nagród i wyróżnień pracownikom Urzędu,
19/ stosowanie wobec pracowników Urzędu kar i wszczynanie postępowań dyscyplinarnych prawem przewidzianych.
§ 5.
- Zastępcy Burmistrza, z zastrzeżeniem § 22 ust. 1, zastępują Burmistrza w czasie jego nieobecności.
- Zastępcy Burmistrza wykonują zadania, o których mowa w § 3, za wyjątkiem spraw zastrzeżonych do aprobaty i podpisu Burmistrza, w następujących dziedzinach:
1/ kultury,
2/ oświaty,
3/ turystyki,
4/ promocji i rozwoju Gminy.
- Zastępcy Burmistrza, w związku z realizacją zadań:
1/ zapewnią w powierzonym zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów,
2/ nadzorują działalność wydziałów Urzędu oraz jednostek organizacyjnych i pomocniczych Gminy realizujących te zadania.
3/ zapewniają sprawne funkcjonowanie gospodarki komunalnej,
4/ określają i realizują zadania związane z utrzymaniem infrastruktury komunalnej Gminy,
5/ nadzorują całokształt spraw związanych z ochroną środowiska,
6/ nadzorują działalność jednostek organizacyjnych w zakresie gospodarki komunalnej,
7/ zapewniają racjonalne gospodarowanie zasobami mieszkaniowymi, budynkami komunalnymi oraz prowadzenie polityki czynszowej miasta,
8/ sprawują nadzór nad sprawami rolnictwa, leśnictwa i zielenie miejskiej,
9/ sprawują nadzór nad zarządem drogami miejskimi i organizacją ruchu. planowanie, przygotowywanie i prowadzenie inwestycji gminnych,
10/ planują rozwój budownictwa mieszkaniowego,
11/ nadzorują planowanie i remonty zasobów mieszkaniowych,
12/ współpracują z komitetami i wspólnotami w sprawie wspólnych inwestycji.
§ 6.
- Sekretarz organizuje wykonanie zadań określonych w § 3 w zakresie zapewnienia sprawnej organizacji i kierowania oraz prawidłowego funkcjonowania administracji publicznej Gminy, poprzez:
1/ nadzór nad organizacyjnym zabezpieczeniem posiedzeń Zarządu i jakością, pod względem legislacyjnym, właściwości rzeczowej i prawnym, materiałów przedkładanych pod jego obrady,
2/ koordynację i organizację kontroli w ramach GSK,
3/ nadzór nad działalnością Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,
4/ współpracę z jednostkami pomocniczymi Gminy,
5/ nadzór, koordynację i kontrolę załatwiania w Gminie indywidualnych spraw zainteresowanych podmiotów, w tym zwłaszcza skarg i wniosków,
6/ analizę stanu realizacji zadań Gminy,
7/ ustalanie jednolitych działań Urzędu i jednostek organizacyjnych co do sposobu realizacji zadań Gminy,
8/ nadzór nad organizacją i ochroną tajemnicy państwowej i służbowej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy,
9/ współpracę z sąsiednimi gminami
2. Sekretarz wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 za wyjątkiem spraw zastrzeżonych do aprobaty i podpisu Burmistrza, w następujących dziedzinach:
1/ opracowuje, w części dotyczącej funkcjonowania Urzędu:
a/ projekty budżetu Gminy,
b/ projekty uchwał Zarządu w zakresie przeniesień dochodów i wydatków budżetowych,
c/ zbiorcze analizy i sprawozdania z wykonania budżetu Gminy,
2/ zapewnia Zarządowi wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do:
a/ kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
b/ Komendanta Straży Miejskiej,
3/ zapewnia Burmistrzowi wypełnianie funkcji przełożonego w stosunku do:
a/ Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
b/ Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej,
c/ Komendanta Straży Miejskiej,
d/ Kierownika Biura Prawnego,
e/ kierowników wydziałów Urzędu,
4/ zgłasza Zarządowi wnioski o aktualizację regulaminu Urzędu,
5/ koordynuje wdrażanie informatyki w pracy administracji Gminy,
6/ organizuje prace związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów:
a/ do Sejmu i Senatu RP,
b/ Prezydenta RP,
c/ do samorządu terytorialnego,
d/ ławników do sądów powszechnych
e/ do samorządów mieszkańców osiedli i sołectw,
7/ przyjmuje ustne oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,
8/ przyjmuje pisma sądowe i prokuratorskie w wypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania,
9/ ustala z zastrzeżeniem § 4 ust. 2 , zakresy czynności kierowników wydziałów Urzędu,
10/ zatwierdza, z zastrzeżeniem § 4 ust. 2 zakresy czynności pracowników Urzędu,
11/ występuje do Burmistrza z wnioskami o:
a/ nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy z pracownikami Urzędu z zastrzeżeniem § 10 ust. 2 niniejszego regulaminu,
b/ awansowanie i zmianę składników wynagrodzenia pracowników Urzędu
c/ przyznanie nagród i wyróżnień pracownikom Urzędu,
d/ zastosowanie wobec pracowników, kar i wszczęcie postępowania dyscyplinarnego prawem przewidzianego,
e/ dokonanie zmian na stanowiskach pracy oraz powierzanie pracownikom Urzędu określonych czynności,
12/ wykonuje funkcję rzecznika dyscyplinarnego w stosunku do samorządowych pracowników mianowanych,
13/ dokonuje oceny pracowników Urzędu z zastrzeżeniem § 10 ust. 2
14/ wykonuje inne czynności powierzone przez Burmistrza w trybie art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym lub odrębnymi decyzjami.
3. Sekretarz jest w szczególności uprawniony do:
1/ żądania od wydziałów Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy:
a/ udzielania w formie ustnej lub pisemnej informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania dokumentów będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
b/ usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości, a dotyczących zwłaszcza: przyjmowania, obiegu, załatwiania i kontroli dokumentów oraz systemu kontroli wewnętrznej,
2/ zarządzania kontroli i wydawania zaleceń pokontrolnych na zasadach określonych w GSK,
3/ upoważniania pracowników Urzędu do przeprowadzania kontroli w ramach GSK
4/ zlecania pracownikom Urzędu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy opracowania analiz i informacji dotyczących bieżącej realizacji zadań oraz funkcjonowania administracji Gminy,
5/wydawania wytycznych i zaleceń oraz określania szczegółowych harmonogramów realizacji bieżących zadań administracji Gminy.
§ 7.
1. Skarbnik organizuje wykonanie zadań określonych w § 3 w zakresie wypełnianej funkcji Głównego Księgowego Budżetu Gminy, a jego szczegółowe prawa i obowiązki regulują ogólnie obowiązujące przepisy prawa.
2. Do zadań Skarbnika w szczególności należy:
1/ opracowywanie projektu budżetu gminy w zakresie dochodów i wydatków budżetowych w powiązaniu z zadaniami rzeczowymi,
2/ opracowywanie układu wykonawczego budżetu Gminy w zakresie dochodów i wydatków dla Zarządu,
3/ podział wynikający z uchwały budżetowej wielkości w zakresie dochodów i wydatków budżetowych na jednostki organizacyjne i pomocnicze Gminy,
4/ sporządzanie projektów uchwał Zarządu w zakresie przeniesień dochodów i wydatków budżetowych (w ramach rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej)
5/ opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu Gminy i ich analiz,
6/ ustalanie jednolitych działań jednostek organizacyjnych Gminy w sprawach dotyczących zagadnień finansowo-księgowych,
7/ finansowanie i obsługa księgowo-kasowa Urzędu w zakresie obrotu gotówkowego i pozagotówkowego
8/ obsługa rachunków bankowych działalności budżetowej, pozabudżetowej oraz rachunków środków specjalnych,
9/ organizowanie i przeprowadzanie kontroli w wydziałach Urzędu oraz jednostkach organizacyjnych i pomocniczych Gminy w zakresie bieżącej realizacji budżetu po stronie dochodów i wydatków budżetowych,
10/ wymiar i windykacja podatków , opłat lokalnych i należności Gminy,
3. Do obowiązków Skarbnika w szczególności należy:
1/ prowadzenie rachunkowości Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na:
a/ zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych,
b/ bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej,
c/ nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez wydziały Urzędu oraz jednostki Gminy nie bilansujące się samodzielnie,
2/ prowadzenie gospodarki finansowej Gminy zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające zwłaszcza na:
a/ wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Zarządu,
b/ zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Burmistrza lub Zarząd,
c/ przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochronny wartości pieniężnych,
d/ zapewnieniu terminowego ściągania należności Gminy i dochodzeniu roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań
3/ analiza wykorzystania środków budżetowych lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Zarządu,
4/ dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
a/ wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej,
b/ wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonania planów finansowych Gminy oraz ich zmian,
c/ następnej kontroli operacji gospodarczych Zarządu stanowiących przedmiot księgowań,
5/ opracowywanie projektów przepisów dotyczących prowadzenia rachunkowości.
4. Skarbnik jest w szczególności uprawniony do:
1/ wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu Gminy oraz jego zmian,
2/ upoważniania podległych mu pracowników do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej, jak również do podpisywania dokumentów w ściśle określonym zakresie,
3/ podpisywania, z upoważnienia Burmistrza, decyzji w sprawach podatków i opłat lokalnych w zakresie: wymiaru, zaniechania poboru, odraczania i rozkładania na raty oraz umarzania,
4/ żądania do wydziałów Urzędu oraz jednostek organizacyjnych i pomocniczych Gminy:
a/ udzielania w formie ustnej lub pisemnej informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
b/ usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości, a dotyczących zwłaszcza: przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów oraz systemu kontroli wewnętrznej
5/ sprawowania ogólnego nadzoru nad prawidłowością stosowania ustawy o zamówieniach publicznych w wydziałach Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych i pomocniczych Gminy,
6/ koordynowania prac wdrożeniowych i nadzorowania bieżącej eksploatacji systemów finansowo-księgowych w wydziałach Urzędu oraz jednostkach organizacyjnych Gminy.
§ 8.
- Obsługa prawna organów Gminy oraz Urzędu wykonywana jest przez Biuro Prawne Urzędu.
- Biuro Prawne jest niezależne w wydawaniu opinii.
- Opinie prawne wydawane są na pisemny wniosek, który powinien zawierać przedmiot wątpliwości i wyraźnie sprecyzowane pytanie. Do wniosku należy dołączyć niezbędne w sprawie dokumenty.
- Porada prawna nie wymagająca poszukiwania źródeł udzielana jest niezwłocznie. Porada prawna może być udzielana ustnie.
- Do sprawy procesowej prowadzonej przez Biuro Prawne wszelką dokumentacje merytoryczną przygotowuje właściwy rzeczowo wydział Urzędu.
- Biuro Prawne jest uprawnione do domagania się wszelkich wyjaśnień oraz dokumentów mających związek ze sprawą.
- Radca prawny oraz referent prawny opiniują projekty uchwał organów Gminy oraz aktów normatywnych i rozstrzygnięć Burmistrza.
Rozdział 2.
Organizacja wewnętrzna Urzędu
§ 9.
- W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały, które dzielą się na referaty i stanowiska pracy, oraz samodzielne stanowiska pracy, a przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:
1/ Biuro Prawne - BP
W skład Biura wchodzi:
a/ stanowisko radcy prawnego,
b/ stanowisko referenta prawnego
2/ Wydział Organizacji i Nadzoru - ON
W skład Wydziału wchodzą:
a/ Referat Spraw Obywatelskich,
b/ Sekretariat Urzędu,
c/ Sekretariat Rady,
d/ stanowiska pracy.
3/ Wydział Finansów i Realizacji Budżetu - FB
W skład Wydziału wchodzą:
a/ Referat Realizacji Budżetu,
b/ Referat Opłat i Podatków,
c/ Sekcja Opieki nad Chorymi w Domu,
d/ stanowiska pracy
4/ Wydział Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska -GPO
W skład Wydziału wchodzą stanowiska pracy.
5/ Wydział Infrastruktury Komunalnej - WIK
W skład Wydziału wchodzą:
a/ Referat Inwestycji Komunalnych,
b/ stanowiska pracy
6/ Wydział Rolnictwa - Rol
W skład Wydziału wchodzą stanowiska pracy
7/ Wydział Oświaty - WOś.
W skład Wydziału wchodzą stanowiska pracy
8/ Urząd Stanu Cywilnego - USC
W skład USC wchodzą stanowiska pracy
9/ Ośrodek Pomocy Społecznej - OPS/
W skład Ośrodka wchodzą stanowiska pracy
10/ Komenda Straży Miejskiej - KMS
W skład Komendy wchodzą stanowiska pracy
- Szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu, z podziałem na etaty i stanowiska, określa załącznik Nr 3 do Regulaminu.
§ 10.
- Sekretarz kieruje pracami Wydziału Organizacji i Nadzoru przy pomocy kierownika referatu.
- Skarbnik kieruje pracami Wydziału Finansów i Realizacji Budżetu przy pomocy zastępcy Głównego Księgowego Budżetu Gminy i kierowników referatów.
- W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierowników (równorzędnych) wydziałów i ich zastępców:
1/ Kierownika Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska i jednego zastępcy kierownika,
2/ Kierownika Wydziału Infrastruktury Komunalnej,
3/ Kierownika Wydziału Rolnictwa
4/ Kierownika Wydziału Oświaty,
5/ Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
6/ Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej i jednego zastępcy kierownika,
7/ Komendanta Straży Miejskiej,
8/ jednego zastępcy Głównego Księgowego Budżetu Gminy
9/ Kierownika Biura Prawnego
Rozdział 3.
Zasady wykonywania funkcji kierowniczych
przez kierowników wydziałów
§ 11.
Kierownik Wydziału organizuje wykonanie zadań określonych w szczególności w § § 3, 16-20, 27 –33 i w odrębnych przepisach oraz podejmuje- w ramach upoważnień udzielonych przez Burmistrza – rozstrzygnięcia w sprawach indywidualnych należących do właściwości rzeczowej wydziału.
§ 12.
- Pracą wydziału kieruje jego kierownik, który jest odpowiedzialny za:
1/ organizację, dyscyplinę, i porządek pracy w wydziale,
2/ bezstronną, sprawna, staranną , rzetelną i terminową realizację zadań rzeczowych wydziału,
3/ zapewnienie w podległym wydziale należytej organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw, w tym skarg i wniosków, wnoszonych przez zainteresowane podmioty,
4/ zgodność działania wydziału z obowiązującymi przepisami prawa, uchwałami Rady i Zarządu oraz wytycznymi Burmistrza,
5/ nadzorowanie jednostek komunalnych, organizacyjnych i pomocniczych Gminy – zgodnie z właściwością rzeczową wydziału,
6/ ustalanie i uzgadnianie z Komisją Rewizyjną rocznego planu kontroli nadzorowanych jednostek gminnych oraz zapewnienie jego realizacji,
7/ nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań i załatwianiem spraw przez pracowników wydziału,
8/ informowanie odpowiednich przełożonych, o których mowa w § 4 – 7, o stanie załatwianych spraw i przedstawianie stosowanych wniosków zapewniających prawidłową i terminową realizację zadań wydziału,
9/ bieżące zgłaszanie Sekretarzowi wniosków o aktualizację regulaminu Urzędu, w zakresie przedmiotu działania wydziału ( w związku ze zmianą przepisów prawnych)
- Kierownik wydziału ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu do użytkowania przedmioty i jest zobowiązany do służbowego korzystania z nich zgodnie z ich przeznaczeniem oraz ich przechowywania w sposób zapewniający zabezpieczenie przed zniszczeniem, zepsuciem i kradzieżą.
- Obowiązki wymienione w § 11 oraz w ust. 1 i 2 kierownik wydziału realizuje przy pomocy swojego zastępcy oraz kierowników referatów i podległych pracowników wydziału.
§ 13.
- W czasie nieobecności kierownika wydziału z powodu choroby lub z innych przyczyn zakres zastępstwa sprawowanego przez zastępcę kierownika wydziału lub wyznaczonego- przez osobę określoną odpowiednio w § 4 – 7 – kierownika referatu rozszerza się na wszystkie czynności należące do kierownika wydziału.
- W wydziale, w którym brak jest kierownika referatu, funkcję tę pełni w czasie nieobecności kierownika wydziału, wyznaczony – przez osobę określoną odpowiednio w § 4-7 – pracownik wydziału.
§ 14.
- Kierownik wydziału, kierując się zasadami racjonalnej organizacji pracy, dokonuje szczegółowego podziału zadań- wynikających z niniejszego regulaminu, ustaw i przepisów wykonawczych oraz uchwał Rady i Zarządu – pomiędzy pracowników wydziału.
- W zakresie czynności należy określić obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność pracownika oraz zasady zastępstwa w czasie jego nieobecności.
- Zakresy czynności pracowników wydziału podlegają zatwierdzeniu przez osobę określoną odpowiednio w § 4 – 7.
- W każdym przypadku zmiany zakresu, charakteru, treści działania lub sposobu realizacji zadań Urzędu, kierownik wydziału dokonuje odpowiednich zmian w podziale czynności podległych pracowników.
§ 15.
- Kierownik wydziału winny niewłaściwego lub nieterminowego załatwienia spraw, a w szczególności skarg i wniosków – należących rzeczowo do przedmiotu działania wydziału lub wynikających z niniejszego rozdziału – podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.
- Zasady odpowiedzialności, określonej w ust. 1, stosuje się odpowiednio do osób, o których mowa w § 13.
Rozdział 4.
Wspólne zakresy działania wydziałów
§ 16.
- Wydziały wykonują zadania określone w niniejszym regulaminie i obowiązujących przepisach prawa oraz nakazane przez przełożonych, o których mowa odpowiednio w § 4-7.
- Merytoryczne rozpatrywanie i załatwianie indywidualnych spraw zainteresowanych podmiotów, w tym także skarg i wniosków, należy do wydziału właściwego ze względu na przedmiot sprawy lub wydziału wskazanego przez przełożonych, o których mowa odpowiednio w § 4-7.
§ 17.
Do podstawowych zadań wszystkich wydziałów Urzędu należy:
1/ przygotowywanie projektów aktów normatywnych Zarządu i Burmistrza oraz projektów decyzji i rozstrzygnięć,
2/ utrzymywanie więzi ze Wspólnotą Samorządową, prowadzenie konsultacji społecznych oraz stosowanie innych form zasięgania opinii obywateli,
3/ przygotowywanie niezbędnych informacji i materiałów oraz wykonywanie czynności organizacyjnych związanych ze współdziałaniem z organami administracji rządowej, instytucjami pozarządowymi oraz jednostkami i podmiotami gospodarczymi,
4/ przygotowywanie dla potrzeb Burmistrza oraz w celu przedstawienia organom Gminy projektów analiz, ocen, sprawozdań i bieżących informacji dotyczących realizacji określonych zadań,
5/ przygotowywanie projektów dochodów i wydatków budżetowych związanych z rzeczowym zakresem działania wydziału oraz dokonywanie okresowych analiz ich realizacji i wykorzystania,
6/ systematyczne i terminowe prowadzenie wymiaru i windykacji należności budżetu Gminy,
7/ opracowywanie analiz i programów mających na celu racjonalną gospodarkę mieniem komunalnym Gminy,
8/ opracowywanie i upowszechnianie programów promujących rozwój gospodarczy, kulturalny, społeczny i turystyczny Gminy,
9/ przygotowywanie projektów uchwał Rady z zachowaniem odpowiednio procedur i zasad określonych w § 28 – 29, § 31 – 32 i § 37 ust. 1 regulaminu Rady – oraz opracowywanie założeń ich wykonania, w sprawach należących do rzeczowego zakresu działania wydziału,
10/ rozpatrywanie interpelacji radnych, inicjatyw, opinii i wniosków Rady oraz przygotowywanie propozycji ich załatwiania lub udzielania odpowiedzi,
11/ prowadzenie kontroli w jednostkach organizacyjnych i pomocniczych Gminy - w ramach właściwości rzeczowej wydziału – według zasad określonych w GSK,
12/ prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad ochrona przeciwpożarową jednostek organizacyjnych Gminy.
13/ realizowanie zadań i kompetencji Burmistrza w ramach powszechnego obowiązku obrony,
14/ organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu zabezpieczenia tajemnicy ustawowo chronionej,
15/ wnikliwe i terminowe załatwianie indywidualnych spraw zainteresowanych podmiotów, w tym także skarg i wniosków,
16/ wykorzystywanie materiałów zawartych w skargach i wnioskach do ochrony słusznych interesów zainteresowanych podmiotów oraz likwidowania źródeł powstawania skarg,
17/ dokonywanie okresowych analiz sposobu załatwiania indywidualnych spraw zainteresowanych podmiotów, a zwłaszcza skarg i wniosków- według ustalonego wzoru (wraz z częścią opisową),
18/ udzielanie informacji środkom masowego przekazu o działalności i zamierzeniach w zakresie realizacji zadań wydziału oraz reagowanie na krytykę prasową i wykorzystywanie jej do doskonalenia pracy wydziału,
19/ usprawnianie organizacji, form i metod pracy w wydziale oraz podejmowanie działań na rzecz usprawniania pracy w jednostkach organizacyjnych Gminy,
20/ utrzymywanie w aktualnym stanie prawnym zbioru przepisów – z podziałem na poszczególne grupy zadań wydziału (według klas III stopnia jednolitego rzeczowego wykazu akt),
21/ inicjowanie oraz współdziałanie z Wydziałem Organizacji i Nadzoru w sprawach szkolenia oraz podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy.
§ 18.
- Wydziały obowiązuje zasada wzajemnej wymiany dokumentów i informacji oraz współdziałania przy wykonywaniu zadań Urzędu.
- W toku współpracy wydziały powinny okazywać sobie jak najdalej idącą pomoc oraz stosować w możliwie najszerszym zakresie praktykę bezpośredniego uzgadniania spraw, dokumentów i opracowań na wszystkich stanowiskach pracy Urzędu.
§ 19.
- Do podstawowych obowiązków każdego pracownika Urzędu należy:
1/ dbałość o bezstronne, sprawne, sumienne, rzetelne i terminowe wykonywanie zadań publicznych Gminy,
2/ przestrzeganie prawa, w tym właściwości rzeczowej i procedur administracyjnych,
3/ kompetentna obsługa interesantów, a w szczególności:
a/ udzielanie informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnianie treści obowiązujących przepisów,
b/ rozstrzygnięcie sprawy – w miarę możliwości - niezwłocznie,
c/ informowanie zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
d/ powiadamianie o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności,
e/ informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć,
f/ sporządzanie protokołów z ustnego zgłoszenia podania, skargi lub wniosku,
4/ udostępnianie zainteresowanym podmiotom dokumentów znajdujących się w posiadaniu Urzędu oraz udzielanie odpowiednich informacji dotyczących właściwości Gminy, jeżeli prawo tego nie zabrania,
5/ zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej w zakresie przez prawo przewidzianym,
6/ sumienne i staranne wykonywanie zleconych przez przełożonych zadań Urzędu,
7/ zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami, przełożonymi oraz współpracownikami.
- Pracownik Urzędu winny niewłaściwego lub nieterminowego załatwienia spraw, a w szczególności skarg i wniosków – wynikających z podstawowych obowiązków, o których mowa w ust. 1 oraz określonych jego zakresem czynności – podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.
3. Pracownik Urzędu ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu do użytkowania przedmioty i jest zobowiązany do służbowego korzystania z nich zgodnie z ich przeznaczeniem oraz ich przechowywania w sposób zapewniający zabezpieczenie przed zniszczeniem, zepsuciem i kradzieżą
§ 20.
Każdy pracownik wydziału zobowiązany jest do prowadzenia teczki organizacyjnej swojego stanowiska pracy, która powinna zawierać:
1/ zakres jego czynności,
2/ zakres udzielanych upoważnień Burmistrza do podpisania w jego imieniu decyzji, postanowień i pism mających znamiona decyzji lub rozstrzygnięć,
3/ wykaz aktów prawnych i instrukcji obowiązujących na zajmowanym stanowisku pracy,
4/ rzeczowy wykaz akt (ewidencji, rejestrów i teczek) prowadzonych na stanowisku pracy- na dany rok kalendarzowy,
5/ wykaz pieczęci( ich odciski) używanych na stanowisku pracy lub powierzonych pracownikowi do przechowywania.