Zarządzenie Nr 113/ IV/2011
Burmistrza Gołdapi
z dnia 12 kwietnia 2011r.
w sprawie określenia zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim
w Gołdapi i jednostkach organizacyjnych Gminy Gołdap oraz zasad jej koordynacji.
Na podstawie art. 33 ust. 3 i art. 60 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. z 2001 r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z póź. zm.), art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz art. 247 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 157, poz. 1240 ze zm.), Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z nr 15, poz.84 2009 r.) oraz § 29 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Gołdapi wprowadzonego Zarządzeniem Burmistrza dnia 29 grudnia 2008r Nr 588/XII/2008 z póź.zm.
§ 1.
1. Określa się zasady przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Gołdapi i jednostkach organizacyjnych Gminy Gołdap oraz zasady jej koordynacji w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Określa się wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli zgodnie z załącznikiem nr 2.
§ 2.
Traci moc Zarządzenie Nr 662/VIII/2006 Burmistrza Gołdapi, z dnia 8 sierpnia 2006 r. roku w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w Gołdapi oraz Zarządzenie Nr 188/VII/2007 Burmistrza Gołdapi, z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu kontroli w podległych i nadzorowanych przez Burmistrza jednostkach organizacyjnych.
§ 3.
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Gołdapi
/-/ Marek Miros
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 113/IV/2011
Burmistrza Gołdapi z dnia12 kwietnia 2011 r.
ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W GOŁDAPI I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY GOŁDAP ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI
Rozdział I
Przepisy ogólne
§ 1
Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą:
1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Gołdapi, jak również w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Gołdap ,
2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej.
§ 2
1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1) UM – rozumie się przez to Urząd Miejski w Gołdapi,
2) Burmistrzu – rozumie się przez to Burmistrza Gołdapi,
3) kontrolującym - rozumie się przez to pracownika zatrudnionego w Urzędzie Miejskim, wyznaczonego do przeprowadzenia kontroli lub inną osobę upoważnioną przez Burmistrza Gołdapi do przeprowadzenia kontroli
4) jednostce – rozumie się przez to jednostkę organizacyjną gminy,
5) jednostce kontrolowanej – rozumie się przez to komórki organizacyjne, samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Gołdapi oraz jednostki organizacyjne gminy , których działalność podlega kontroli,
6) kierowniku jednostki kontrolowanej – rozumie się przez to kierownika wydziału i kierownika, dyrektora jednostki organizacyjnej, jak również osobę pełniącą jego obowiązki.
2. Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:
1) kontrola – jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach), oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki;
2) kontrolę zarządczą – w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
3) informacja zarządcza – to taka informacja (słowna lub pisemna), która ma wpływ na proces podejmowania decyzji. Może tę decyzję powodować, wymuszać lub modyfikować. Nie skupia się na sprawach tylko i wyłącznie finansowych. Obejmuje swym zakresem całokształt pracy UM i jednostek;
4) audyt wewnętrzny – prowadzony w UM i jednostkach jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza i kierowników jednostek w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze;
5) zalecenie pokontrolne – jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami;
6) wniosek pokontrolny – jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, mająca na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy;
7) pojęcie procedury oznacza takie zaprogramowanie przez kierownictwo pracy UM i jednostek w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie pracowników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli;
8) procedury obowiązujące w UM i jednostce nazywa się procedurami kontroli. Należy je rozumieć dwojako:
a)jest to zaprogramowany przez kierownictwo jednostki (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla pracowników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli (np. regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych),
b) wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania – sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy Prawo zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan urzędu, sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym, dokonanie kontroli przez głównego księgowego lub Skarbnika do zatwierdzenia wypłaty przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione (np. instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych, przyjęte przez UM i jednostki zasady (politykę) rachunkowości);
9) procedury finansowe – są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych;
10) procedury okołofinansowe – są to procedury wskazane w innych niż finansowe aktach
prawnych regulujących pracę samorządu.
11) ryzyko – jest to prawdopodobieństwo, że wystąpi określone zdarzenie, które może wpłynąć
niekorzystnie na osiągnięcie założonego celu. Jego skutkiem może być szkoda w majątku lub
wizerunku.
12) analiza ryzyka – to proces, w którym identyfikuje się ryzyko i dokonuje jego oceny pod
kontem możliwości wystąpienia.
13) zarządzanie ryzykiem – szereg działań zmierzających do obniżenia ryzyka do akceptowalnego
poziomu.
§ 3
Każdy kierownik jednostki zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania:
1) procedur finansowych,
2) procedur okołofinansowych.
Rozdział II
Zasady prowadzenia kontroli
§ 4
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
§ 5
Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to:
1) sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane:
a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
– uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
– optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami,
3) ocenianie prawidłowości pracy,
4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.
§ 6
Wyróżnia się dwa poziomy kontroli zarządczej:
a) poziom I jest to kontrola wykonywana w komórce organizacyjnej przez kierownika ej komórki, oraz system kontroli zarządczej w poszczególnych jednostkach organizacyjnych – Kierownicy tych jednostek są odpowiedzialni za stworzenie I poziomu kontroli w swoich jednostkach.
b) poziom II – jest to kontrola realizowana na poziomie urzędu jednostek organizacyjnych gminy nadzorowanych w myśl § 11 pk.1 oraz § 12 pkt 1-2
§ 7
Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Burmistrza w UM i jednostkach stanowią również:
1) kontrola instytucjonalna realizowana przez RIO oraz NIK, w sytuacji kiedy prowadzi działania kontrolne na zlecenie organu wykonawczego samorządu gminy,
2) audyt wewnętrzny, w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz w trakcie czynności doradczych,
3) kontrola finansowa sprawowana przez Skarbnika oraz głównych księgowych jednostek ,
4) kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz pracowników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań (np. nadzór budowlany, nadzór inwestorski),
5) kontrola zarządcza sprawowana przez kierowników jednostek,
6) kontrola wewnętrzna i zewnętrzna, sprawowana przez pracowników wymienionych w §11 niniejszego zarządzenia,
-
samokontrola.
§ 8
Kontrola zarządcza powinna być:
1) zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej,
2) skuteczna – postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych,
3) efektywna – powodująca osiąganie założonych celów.
§ 9
Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy.
§ 10
Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują:
1) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania,
2) ustalenie nieprawidłowości,
3)ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych – niezależnych od działania jednostki kontrolowanej, subiektywnych – zależnych od jej działania),
4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów,
5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej.
§ 11
1. Kontrola zarządcza zewnętrzna w jednostkach może być prowadzona jako:
a) kompleksowa – obejmująca całokształt zasadniczych funkcji i statutowych zadań kontrolowanej jednostki; może być zlecana tylko przez Burmistrza,
b) problemowa – obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach,
c) doraźna – rewizja, inspekcja, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach,
d) sprawdzająca – stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli;
2.Decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej podejmuje Burmistrz na wniosek Zastępcy Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza, kierowników wydziałów, kierowników jednostek lub z własnej inicjatywy.
§ 12
1. Kontrolę UM i jednostek sprawowaną przez Burmistrza wykonywać mogą również:
1) Zastępca Burmistrza,
2) Sekretarz ,
3) Skarbnik ,
4) kierownicy wydziałów i jednostek zgodnie z właściwością,
5)pracownicy urzędu na polecenie osób wymienionych w pkt 1, 2 i 3, na podstawie pisemnego upoważnienia Burmistrza,
6)Audytor podległy bezpośrednio Burmistrzowi,
7)osoby zewnętrzne na podstawie umowy cywilnoprawnej, upoważnione do tego przez Burmistrza, które zawodowo prowadzą działania kontrolne lub audytowe.
2. Pracownicy przeprowadzający czynności kontrolne winni być objęci systematycznym szkoleniem w ramach doskonalenia kadr administracji samorządowej.
Rozdział III
Planowanie i monitorowanie kontroli
§ 13
1. Kontrole wewnętrzne w UM i w jednostkach prowadzi się na podstawie rocznego planu kontroli.
2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Burmistrza.
3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli.
4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Burmistrza poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności.
5. Roczny plan kontroli winien w szczególności określać:
a)nazwę jednostki kontrolowanej,
b) rodzaj kontroli,
c)przedmiot kontroli,
d)termin kontroli.
§ 14
Przy opracowywaniu planu kontroli uwzględnia się w szczególności:
1. Wyniki wcześniejszych kontroli,
-
Informacje pochodzące od organów kontroli zewnętrznej, a także pochodzące ze środków
komunikacji społecznej i innych.
§ 15
1. Po zakończeniu roku kalendarzowego sporządza się informację o realizacji planu kontroli, która podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza i zamieszczeniu w biuletynie informacji publicznej UM
§ 16
1. Przed przystąpieniem do kontroli, pracownik lub pracownicy mający ją przeprowadzić opracowują tezy dotyczące kontroli, zawierające co najmniej:
a) temat kontroli,
b) cel i zadania kontroli,
c) okres objęty kontrolą,
d) podstawowe dokumenty podlegające badaniu,
e) okres trwania badania,
f) określenie podstawowych przepisów prawnych z zakresu kontroli.
2.Po opracowaniu tez dotyczących przedmiotu kontroli, pracownicy przygotowują się do kontroli poprzez zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz innymi normami.
Rozdział IV
Dokumentowanie czynności kontrolnych
§ 17
1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu pokontrolnego.
2. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli.
3.W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.
4. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia pokontrolne.
5. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.
6.Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.
7. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie przez niego upoważnionej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu, umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole kontroli,
8. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
9. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.
10. W zastrzeżeniach kierownik jednostki kontrolowanej może uwzględnić zapis o podjętych czynnościach, jakie dokonał w celu usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, przed podpisaniem protokołu.
11. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w pkt 7 kontrolujący jest obowiązany dokonać ich analizy i w miarę potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu kontroli.
12. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący, sporządza odpowiedź, a następnie przedkłada Burmistrzowi do podpisu i przekazuje jednostce kontrolowanej. W ciągu 7 dni od dnia otrzymania odpowiedzi Burmistrza, kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do podpisania protokołu . Odpowiedź winna być dołączona do protokołu kontroli.
13. Wniesione zastrzeżenia winny być udokumentowane i załączone do protokołu
14. Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić Burmistrza o podjętych działaniach. W informacji winien odnieść się także do sformułowanych uwag i wniosków pokontrolnych mających usprawnić funkcjonowanie jednostki.
§ 18
Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:
1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej,
2) okres prowadzenia kontroli,
3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień,
4) określenie przedmiotu kontroli,
5) termin poprzedniej kontroli (przeprowadzonej przez kontrolującego) i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych,
6) ustalenia z przebiegu kontroli,
7) określenie wydanych w toku kontroli wniosków i zaleceń,
8) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania,
9)wyszczególnienie załączników,
10) określenie ilości egzemplarzy i informacja o adresatach,
11) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej oraz Burmistrza – na zasadach określonych w §16 pkt 5.
§ 19
Stosuje się dwa tryby przeprowadzania kontroli:
1) Tryb roboczy – kiedy wstępnie badamy obszar kontroli. Jeżeli nie stwierdzi się uchybień, błędów, nie przechodzi się do trybu protokolarnego. Sporządza się wtedy notatkę służbową dokumentującą przeprowadzenie kontroli;
2) Tryb protokolarny – stosuje się zgodnie z planem kontroli oraz w przypadku stwierdzenia błędów i nadużyć w celu ewentualnego powiadomienia zewnętrznych organów kontroli instytucjonalnej. Sprawdzenie obszaru kontroli i jej udokumentowanie realizuje się na zasadach kontroli instytucjonalnej.
§ 20
1. Kontrolujący w przypadku stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości sporządza wnioski, które zawiera w protokole kontroli.
2. Wykryte przez kontrolującego nieprawidłowości skutkują przygotowaniem przez kontrolującego wystąpienia pokontrolnego, które winno zawierać wnioski i zalecenia pokontrolne.
3. Wystąpienie pokontrolne sporządza i podpisuje kontrolujący a następnie podpisuje Burmistrz. Kierownik kontrolowanej jednostki otrzymuje wystąpienie pokontrolne w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu.
4.Burmistrz, zobowiązuje kierownika jednostki kontrolowanej do podjęcia działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości. Wyznacza ponadto termin realizacji oraz termin do przysłania informacji o sposobie wykonania zaleceń.
5. Wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis ustaleń kontroli ze wskazaniem na stan faktyczny wykrytych nieprawidłowości oraz przepisy prawne, które zostały naruszone. W wystąpieniu pokontrolnym określa się również zalecenia w sprawie usunięcia nieprawidłowości oraz termin realizacji.
-
W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.
7. W terminie określonym w zaleceniach pokontrolnych, kierownik jednostki kontrolowanej winien powiadomić Burmistrza o realizacji poszczególnych zaleceń, o ich wykonaniu, o stopniu realizacji zaleceń będących w toku realizacji. W wypadku niezrealizowania zaleceń podaje konkretne powody, uniemożliwiające ich zrealizowanie.
8. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących naruszeniem dyscypliny finansów publicznych Burmistrz podejmuje decyzję o zawiadomieniu właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnionym naruszeniu.
9. Wykonanie zaleceń pokontrolnych może podlegać kontroli sprawdzającej lub może zostać sprawdzone przy następnej kontroli w danej jednostce dla ustalenia:
1) stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych,
2) rzetelności odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
Rozdział V
Obowiązki i prawa kontrolerów
§ 21
1. Obowiązkiem kontrolującego jest:
1)przygotowanie się do kontroli w celu wykonania jej zgodnie z procedurą i tematyką,
2) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień – ustalenie ich przyczyn i skutków finansowych (w miarę możliwości) oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, a w razie stwierdzenia osiągnięć i przykładów godnych upowszechniania – wskazanie osób, które się przyczyniły do nich w sposób szczególny,
3) przyjęcie od każdej osoby pisemnego oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli,
4) wykonywanie czynności kontrolnych w sposób zapewniający zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej oraz w miarę możliwości, nie zakłócający działalności kontrolowanej jednostki,
5) informowanie kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych i usprawniających,
6) w razie ujawnienia okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, zabezpieczenie dokumentów i przedmiotów stanowiących dowody przestępstwa i niezwłoczne pisemne powiadomienie Burmistrza, który zawiadamia organ powołany do ścigania przestępstw.
2. W zespołach kontrolnych do obowiązków przewodniczącego zespołu kontrolnego oprócz czynności wymienionych w pkt 1 należy:
1) przygotowanie i organizowanie pracy zespołu kontrolnego przez przydzielenie zadań przewidzianych w tematyce poszczególnym członkom zespołu, w sposób zapewniający prawidłowy przebieg kontroli,
2) reprezentowanie zespołu na zewnątrz.
3) pisemne poinformowanie kierownika jednostki kontrolowanej o terminie i rodzaju kontroli przynajmniej na trzy dni przed jej rozpoczęciem, a w przypadku kontroli, o których mowa w § 10 pkt 1c telefoniczne poinformowanie na dzień przed kontrolą lub niezwłocznie po powzięciu informacji o konieczności jej przeprowadzenia.
3. Członkowie zespołu kontrolnego podlegają przewodniczącemu zespołu w okresie od rozpoczęcia do zakończenia kontroli.
§ 22
Kontrolujący mają prawo do:
1.Wolnego wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o informacjach tajnych i niejawnych,
2.Wglądu, z zachowaniem zasad ochrony dóbr osobistych, do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, a także sporządzania odpisów, wyciągów i kopii z tych dokumentów,
3.Przeprowadzania rozmów wyjaśniających, żądania pisemnych wyjaśnień od pracowników kontrolowanej jednostki,
4. Zabezpieczenia dokumentów mających znaczenie dowodowe do ustaleń kontroli,
5. Korzystania za zgodą zarządzającego kontrolę z pomocy rzeczoznawców, specjalistów, biegłych,
6. Dokonywania innych czynności uzasadnionych potrzebami kontroli.
§ 23
1. Kontrole przeprowadza pracownik lub zespół wyznaczony przez Burmistrza
2. Kontrole na podstawie rocznego planu kontroli i na podstawie zarządzeń Burmistrza przeprowadza się na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia wystawionego przez Burmistrza, określającego: podstawę prawną, nazwiska osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli, a w przypadku zespołu wieloosobowego kierownika zespołu kontrolnego, nazwę jednostki kontrolowanej, rodzaj kontroli oraz czas jej trwania, przedmiot kontroli oraz okres objęty kontrolą, potwierdzenie przez kierownika jednostki kontrolowanej okazania upoważnienia przez kontrolera.
3. Wydane upoważnienie ważne jest w takim zakresie, jakiego dotyczy.
W przypadku potrzeby zmiany wystawionego upoważnienia, winno być wydane przez Burmistrza nowe upoważnienie.
4. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawia się w trzech egzemplarzach: jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi załącza się do akt kontroli, trzeci przekazywany jest do zewidencjonowania w rejestrze udzielonych upoważnień do przeprowadzania kontroli.
5. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia
§ 24
1. Kontrolujący podlega wyłączeniu z kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogłyby oddziaływać na jego prawa lub obowiązki, na prawa lub obowiązki jego małżonka albo osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia lub osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.
2.Kontrolujący może być wyłączony z kontroli, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości, co do jego bezstronności.
3. O wyłączeniu postanawia Burmistrz.
§ 25
1. Kontrole przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej.
2.W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności, kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy obowiązującymi w jednostce kontrolowanej, na wniosek kontrolującego i po wydaniu stosownych poleceń przez kierownika jednostki kontrolowanej.
3. Kontrolujący jest upoważniony do swobodnego poruszania się na terenie kontrolowanej jednostki.
4. Kierownik kontrolowanej jednostki zapewnia kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłocznie przedstawia mu żądane dokumenty i materiały, udziela wyjaśnień, udostępnia urządzenia techniczne, a w miarę możliwości oddzielne pomieszczenie z niezbędnym wyposażeniem.
5. Odmowa udzielenia wyjaśnień oraz udostępniania materiałów może nastąpić, gdy dotyczą one informacji niejawnych, a kontrolujący nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.
§ 26
1. Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania.
2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, zabezpieczone rzeczy, wyniki oględzin, wyjaśnienia i oświadczenia pracowników, rzeczoznawców i opinie biegłych.
3. Kontrolujący zabezpiecza dowody zebrane w toku kontroli w szczególności przez:
1) przechowywanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym pomieszczeniu,
2) oddanie na przechowanie za pokwitowaniem kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej.
4. Kontrolujący może sporządzać lub żądać od kierownika jednostki kontrolowanej sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach oraz potwierdzenia ich zgodności z oryginałami.
5. Załączniki, o których mowa w ust. 4 wraz z dowodami i innymi dokumentami dołącza się do protokołu kontroli w kolejności odpowiadającej kolejności dokonywanych czynności. Stanowią one akta kontroli i służą wyłącznie do użytku służbowego, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.
6. Kontrolujący dokonuje pobrania dokumentu lub rzeczy w obecności kierownika jednostki kontrolowanej, w której dokument lub rzecz się znajduje lub osoby go zastępującej.
§ 27
W razie uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych kontroler zawiadamia Burmistrza i kierownika jednostki kontrolowanej.
Rozdział VI
Ewidencja i przechowywanie materiałów kontroli
§ 28
1. Każdy kierownik jednostki prowadzi książkę kontroli i jest odpowiedzialny za jej prowadzenie oraz udostępnianie.
2. Książka kontroli zawiera kolejno ponumerowane strony w sposób uniemożliwiający usunięcie z niej kart.
3. Książkę kontroli wraz z materiałami z kontroli okazuje się na żądanie kontrolującego.
4. Kierownik jednostki zobowiązany jest przechowywać protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne oraz odpowiedzi na nie.
5. W UM książka kontroli przechowywana jest w Sekretariacie.
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 113/IV/2011r
Burmistrza Gołdapi
z dnia 12 kwietnia 2011r.
Gołdap, dnia...............................
UPOWAŻNIENIE
NR /……./......
Działając na podstawie Zarządzenia Nr 113/IV/2011 Burmistrza Gołdapi z dnia 12 kwietnia 2011r w sprawie określenia zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Gołdapi i jednostkach organizacyjnych Gminy Gołdap oraz zasad jej koordynacji:
Upoważniam
............................................................................................................................................................
(imię i nazwisko)
.............................................................................................................................................................
(stanowisko służbowe)
legitymującą/ego się dowodem osobistym o numerze ..................................
..............................................................................................................................................................
(podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna działająca na zlecenie w formie umowy cywilno–prawnej)
Do przeprowadzenia kontroli …………...........................................................................................
(rodzaj kontroli)
w .........................................................................................................................................................
(pełna nazwa jednostki podlegającej kontroli)
w zakresie: ...........................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Termin rozpoczęcia przeprowadzenia działań kontrolnych i orientacyjny termin ich zakończenia:
................................................................................................................................................
Burmistrz Gołdapi
/-/ Marek Miros