Zarządzenie Nr 485/VIII/2012
Burmistrza Gołdapi
z dnia 16 sierpnia 2012 r.
w sprawie określenia zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu
Na podstawie art. 247 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz.1240).
§ 1
1.Ustala się Instrukcję w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych
kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich
wykorzystaniu przez pracowników Urzędu Miejskiego w Gołdapi, stanowiącą załącznik nr 1 do
zarządzenia.
2.Zobowiązuje się osoby posiadające służbowe karty płatnicze wydane przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia do zawarcia umowy i złożenia oświadczeń, o których mowa w Instrukcji.
§ 2
1.Określa się Zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych debetowych kart
płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich wykorzystaniu operacji finansowych w
jednostkach organizacyjnych Gminy Gołdap i samorządowych instytucjach kultury, stanowiące załącznik nr 2 do zarządzenia.
2.Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Gołdap oraz kierowników samorządowych instytucji kultury do ustalenia w formie pisemnej regulaminów przyznawania i korzystania ze służbowych debetowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem Zasad, o których mowa w ust. 1.
§ 3
Wydział Finansów i Realizacji Budżetu Urzędu Miejskiego w Gołdapi prowadzi ewidencję służbowych kart płatniczych wydanych pracownikom Urzędu Miejskiego oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Gołdap.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego.
Burmistrz Gołdapi
Marek Miros
Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr 485/VIII/2012
Burmistrza Gołdapi
z dnia 16 sierpnia 2012 r.
Instrukcja w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników Urzędu Miejskiego w Gołdapi
§ 1
1.Instrukcja w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart
płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich
wykorzystaniu przez pracowników Urzędu Miejskiego, zwana dalej „Instrukcją”, określa osoby
uprawnione, zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych debetowych kart
płatniczych wydanych przez bank prowadzący obsługę rachunków bankowych Urzędu Miejskiego, zwanych dalej „kartami”, a także rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji
finansowych.
2.Określenia użyte w Instrukcji oznaczają:
1) jednostka - Urzędu Miejski,
2) kierownik jednostki – Burmistrza Gołdapi,
3) sekretarz - Sekretarza Gminy,
4) skarbnik – Skarbnika Gołdapi, a w przypadku jego nieobecności Zastępcy Skarbnika Gołdapi,
5) komórka finansowa – Wydziału finansów i realizacji budżetu,
6) komórka organizacyjna - komórkę odpowiedzialną za merytoryczne wykonywanie zadań
jednostki, określonych w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego,
7) użytkownik – osobę, na którą wystawiona jest karta, uprawnioną do korzystania z karty
płatniczej do celów służbowych i z którą została zawarta umowa,
8) bank - bank prowadzący obsługę rachunków bankowych Urzędu Miejskiego
§ 2
1.Karta może być przyznana pracownikom jednostki.
2.Osobami uprawnionymi do korzystania ze służbowej karty płatniczej są pracownicy, których
charakter obowiązków służbowych uzasadnia potrzebę korzystania z karty.
3.Karta jest imienna i może być wykorzystywana tylko przez jej użytkownika.
§ 3
1.Karta może być przyznana pracownikowi na podstawie decyzji sekretarza lub osoby go
zastępującej podczas nieobecności.
2.Decyzja, o której mowa w ust. 1, wymaga akceptacji skarbnika; wzór decyzji stanowi załącznik
nr 1 do Instrukcji.
3.Osoba ubiegająca się o wydanie karty wypełnia wniosek o wydanie karty (na odpowiednim druku
obowiązującym w banku), wpisując swoje dane oraz składa wzór podpisu. Wypełniony wniosek
wymaga podpisu dwóch uprawnionych w jednostce osób z karty wzorów podpisów. Powyższe
czynności koordynuje komórka finansowa, która przekazuje prawidłowo wypełniony wniosek do
banku.
4.Kartę przekazaną przez bank odbiera komórka finansowa.
5.Komórka finansowa sporządza umowę o korzystanie z karty płatniczej do celów służbowych, a po jej podpisaniu przez kierownika jednostki lub osobę go zastępującą i użytkownika oraz po złożeniu przez użytkownika oświadczeń, o których mowa w § 4 ust. 2, przekazuje kartę użytkownikowi do korzystania.
6.Wraz z zawarciem umowy użytkownik, za wyjątkiem kierownika jednostki, otrzymuje pisemne
upoważnienie do dysponowania środkami pieniężnymi.
7.Umowę z kierownikiem jednostki zawiera sekretarz.
8.Kod identyfikacyjny - PIN użytkownik otrzymuje bezpośrednio z banku na adres wskazany we
wniosku, o którym mowa w ust. 3.
§ 4
1.Wzór umowy o korzystanie z karty do celów służbowych stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji.
2.Jednocześnie z zawarciem umowy użytkownik składa:
1) oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z otrzymanego wynagrodzenia należności z
tytułu niezgodnego z Instrukcją wykorzystania karty, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do
Instrukcji,
2) oświadczenie o zapoznaniu się z Instrukcją oraz ustalonym przez bank regulaminem korzystania
z kart płatniczych (dostępnym na stronach internetowych banku prowadzącego obsługę rachunków
bankowych Urzędu Miejskiego, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji.
3.Kartę przyznaje się na czas oznaczony.
4.O okolicznościach mających wpływ na utratę uprawnień użytkownika do korzystania z karty, tj. o
zmianie stanowiska służbowego lub ustaniu stosunku pracy sekretarz informuje skarbnika
bezzwłocznie po powzięciu wiedzy o tych okolicznościach.
5.Niezwłocznie po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 4, komórka finansowa zawiadamia
bank o konieczności zablokowania karty.
6.W przypadku naruszenia postanowień niniejszej Instrukcji lub regulaminu banku sekretarz
wspólnie ze skarbnikiem podejmują decyzję, czy z użytkownikiem należy rozwiązać umowę o
korzystanie z karty.
7.Karta podlega zablokowaniu w przypadku podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy o korzystanie z
karty.
8.Użytkownik, który straci uprawnienie do karty, zobowiązany jest natychmiast zaprzestać jej
użytkowania, rozliczyć wszystkie dokonane operacje finansowe oraz zwrócić kartę do komórki
finansowej. Z osobą tą rozwiązuje się umowę, o której mowa w ust. 1.
§ 5
1.Za pomocą karty można dokonywać wyłącznie wydatków związanych z wykonywaniem
obowiązków służbowych; wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny.
2.Kartą mogą być dokonywane wyłącznie wydatki przewidziane w budżecie Gminy Gołdap na dany rok.
§ 6
1.Każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty użytkownik dokumentuje fakturą VAT,
rachunkiem lub innym dowodem księgowym.
2.W przypadku braku możliwości uzyskania stosownego dokumentu dopuszcza się możliwość
uznania za dowód księgowy paragonu, pod warunkiem uzyskania zgody kierownika jednostki lub
sekretarza, jeśli operacji finansowej dokonał kierownik jednostki.
3.W szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie ma możliwości dokonania płatności kartą,
dopuszcza się możliwość wypłaty gotówki przy użyciu karty.
4.Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty użytkownik dokumentuje w sposób
określony w ust. 1 lub 2.
5.Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi na rachunek bankowy jednostki
lub do kasy jednostki w terminie 7 dni od dokonania wypłaty lub powrotu z podróży służbowej, nie
później jednak niż do końca następnego miesiąca lub do końca roku budżetowego, jeżeli wypłaty
dokonano w grudniu danego roku.
6.Operacje finansowe dokonane za pośrednictwem Internetu należy udokumentować wydrukiem z
Internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu
złożenia właściwego dokumentu.
7.Użytkownik jest zobowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową
dokonaną za pomocą karty w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu
wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych oraz podpisać ww.
informację (w sposób czytelny bez użycia pieczęci imiennej lub nieczytelny z użyciem pieczęci
imiennej); odstępuje się od obowiązku podpisywania opisu na dowodzie księgowym przez osobę
dokonującą kontroli merytorycznej.
8.Wydatki nie udokumentowane w sposób określony w ust. 1, 2, 4, 6 i 7 podlegają zwrotowi w
trybie określonym w § 7.
9.Dokumenty, o których mowa w ust. 1, 2, 4, i 6, użytkownik jest zobowiązany przedłożyć
niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub
zakończenia podróży służbowej w komórce organizacyjnej jednostki właściwej do kontroli
merytorycznej wydatku, która dostarcza go do komórki finansowej w terminie 14 dni od dnia
dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.
10.Dowód księgowy podlega kontroli określonej w § 3 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli
dowodów księgowych oraz innych dokumentów.
§ 7
1.Wykorzystanie karty w sposób niezgodny z Instrukcją i umową powoduje obowiązek
bezzwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z
dokonanymi transakcjami, jeśli takie opłaty zostały pobrane przez bank.
2.Obciążenia z tytułu wymienionego w ust. 1 dokonuje komórka finansowa, po upływie terminu
określonego w § 6 ust 9, na wniosek sekretarza, poprzez wystawienie noty obciążeniowej.
3.W przypadku nie dokonania zwrotu kwoty, o której mowa w ust. 1, lub dokonania zwrotu w innej
wysokości niż wynikająca z noty obciążeniowej, należność podlega potrąceniu z najbliższego
wynagrodzenia za pracę użytkownika.
4.Wykorzystanie służbowej karty płatniczej w sposób niezgodny z Instrukcją lub umową powoduje
odpowiedzialność pracowniczą lub karną na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
§ 8
Użytkownik karty zobowiązany jest do:
1) przechowywania karty i ochrony kodu identyfikacyjnego (PIN) z zachowaniem należytej
staranności, w tym nie przechowywania karty razem z kodem PIN;
2) niezwłocznego zgłoszenia do banku oraz do komórki finansowej utraty (zagubienia, kradzieży)
karty, zniszczenia karty lub podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały inne, nieupoważnione
osoby, celem jej zablokowania;
3) w przypadku kradzieży karty, dokonania zgłoszenia tego faktu policji kraju, na obszarze którego
miało miejsce zdarzenie oraz przedłożenia do komórki finansowej potwierdzenia dokonania
zgłoszenia kradzieży karty, wydanego przez policję;
-
nie udostępniania karty i kodu identyfikacyjnego innym osobom.
Załącznik nr 1
do Instrukcji w sprawie zasad, sposobu
i trybu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych przy
dokonywaniu wydatków oraz
rozliczania płatności dokonywanych
przy ich wykorzystaniu
przez pracowników
Urzędu Miejskiego w Gołdapi
DECYZJA O PRZYZNANIU SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ
Panu/i …............................................................
(imię i nazwisko)
…..........................................................................................................................................................
(stanowisko i nazwa komórki organizacyjnej)
UZASADNIENIE 1
…...........................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................
Kwota miesięcznego limitu wydatków pokrywanych kartą: ….......................................................... zł
(słownie: …..........................................................................................................................................)
Limit dzienny wypłaty gotówki: ….................................................. zł (słownie: ….............................
…..........................................................................................................................................................)
…....................................................
(podpis Sekretarza Gminy)
AKCEPTUJĘ
…..................................................
(podpis Skarbnika Gołdapi)
1) należy podać wielkość, natężenie i zakres realizowanych transakcji przy użyciu karty
Załącznik nr 2
do Instrukcji w sprawie zasad,sposobu
i trybu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych przy
dokonywaniu wydatków oraz rozliczania
płatności dokonywanych przy ich
wykorzystaniu przez pracowników
Urzędu Miejskiego w Goldapi
Umowa nr ….......................... o korzystanie ze służbowej karty płatniczej
zawarta w dniu …............................. w Gołdapi pomiędzy:
1.Urzędem Miejskim w Gołdapi, a zwanym dalej „Pracodawcą”, reprezentowanym przez …........................................................... a,
2..…........................................................................................pracownikiem Urzędu Miejskiego,
zamieszkałą/- ym …............................................................ nr PESEL …..........................................,
nr dowodu osobistego …............................................... , zwaną/-ym dalej „Pracownikiem”.
§ 1
Pracownik otrzymuje do użytku służbową kartę płatniczą, zwaną dalej „kartą”, o numerze
…............................, wystawioną przez ….......................................................... i zobowiązuje się
korzystać z niej wyłącznie do celów służbowych, zgodnie z Instrukcją w sprawie zasad, sposobu i
trybu przyznawania oraz korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków
oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników Urzędu
Miejskiego w Gołdapi.
§ 2
Pracownik otrzymuje kartę na okres od dnia …....................... do dnia ….............................
i zobowiązuje się po upływie tego okresu do bezzwłocznego zwrotu karty.
§ 3
Miesięczny limit wydatków pokrywanych kartą wynosi …................................................ zł
(słownie: …......................................................................), limit dzienny wypłaty gotówki wynosi
….............................. zł (słownie: …......................................................................).
§ 4
Pracownik zobowiązuje się do korzystania z karty wyłącznie osobiście i oświadcza, że nie użyczy
i nie przekaże karty osobie trzeciej.
§ 5
Pracownik wyraża zgodę na potrącanie z wynagrodzenia należności z tytułu niezgodnego
z Instrukcją, o której mowa w § 1, wykorzystania karty.
§ 6
1. Umowa ulega rozwiązaniu przez Pracodawcę ze skutkiem natychmiastowym w następujących
przypadkach:
1)odwołania Pracownika z zajmowanego stanowiska, w związku z którym Pracownikowi przyznano kartę ,
2)rozwiązania stosunku pracy.
2. Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.
3. Rozwiązanie umowy w trybie, o którym mowa w ust. 1 lub 2 powoduje, że Pracownik ma
obowiązek natychmiastowego zwrotu karty oraz rozliczenia dokonanych przy jej użyciu wydatków
w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia rozwiązania umowy.
§ 7
Za korzystanie z karty niezgodne z Instrukcją , o której mowa w § 1, oraz regulaminem banku
…............................................ pracownik ponosi odpowiedzialność pracowniczą lub karną, na
zasadach określonych w odrębnych przepisach, w szczególności Pracownik odpowiada z tego tytułu
za wyrządzoną Pracodawcy szkodę.
§ 8
Jednocześnie z zawarciem niniejszej umowy Pracownik składa oświadczenia o:
1) wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności z tytułu niezgodnego z Instrukcją
wykorzystania karty według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji, o której mowa w § 1,
2) zapoznaniu się z Instrukcją oraz ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart
płatniczych (dostępnym na stronach internetowych banku prowadzącego obsługę rachunków
bankowych Urzędu Miejskiego w Gołdapi), według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji.
§ 9
W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy oraz
Kodeksu cywilnego.
§ 10
Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.
§ 11
Umowa została sporządzona w trzech egzemplarzach, z czego dwa otrzymuje Pracodawca, a jeden
Pracownik.
…....................................................... ….........................................................
(Pracodawca) (Pracownik)
Załącznik nr 3
do Instrukcji w sprawie zasad,sposobu
i trybu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych przy
dokonywaniu wydatków oraz rozliczania
płatności dokonywanych przy ich
wykorzystaniu przez pracowników
Urzędu Miejskiego w Goldapi,
Gołdap, dnia …...............................
…...........................................................
(imię i nazwisko pracownika)
…............................................................
(stanowisko i nazwa komórki organizacyjnej)
OŚWIADCZENIE
Wyrażam zgodę na potrącanie z mojego wynagrodzenia za pracę należności z tytułu wykorzystania
służbowej karty płatniczej niezgodnie z Instrukcją w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i
korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności
dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników Urzędu Miejskiego w Gołdapi lub regulaminem banku ….........................................................…...................................................
…........................................................
(podpis Pracownika)
Załącznik nr 4
do Instrukcji w sprawie zasad,sposobu
i trybu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych przy
dokonywaniu wydatków oraz rozliczania
płatności dokonywanych przy ich
wykorzystaniu przez pracowników
Urzędu Miejskiego w Gołdapi,
Gołdap, dnia …...............................
…...........................................................
(imię i nazwisko Pracownika)
….................................................... ........
(stanowisko i nazwa komórki organizacyjnej)
OŚWIADCZENIE
Oświadczam, że zapoznałam/-em się z Instrukcją w sprawie zasad, sposobu i trybu
przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz
rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników Urzędu Miejskiego w Gołdapi oraz regulaminem banku........................................dotyczącym korzystania z kart płatniczych.
…...................................................
(podpis Pracownika)
Załącznik nr 2
do zarządzenia Nr 485/VIII/2012
Burmistrza Gołdapi
z dnia 16 sierpnia 2012 r.
Zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych
debetowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich
wykorzystaniu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych
Gminy Gołdap
§ 1
Zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych debetowych kart płatniczych oraz
rozliczania dokonanych przy ich wykorzystaniu operacji finansowych, zwanych dalej „Zasadami”,
stosuje się w:
1)jednostkach organizacyjnych Gminy Gołdap,
2)samorządowych instytucjach kultury, w których wykorzystywane są karty płatnicze, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi”.
§ 2
1.Służbowa debetowa karta płatnicza, zwana dalej „kartą”, może być przyznana kierownikowi lub
osobie będącej pracownikiem jednostki organizacyjnej, zwanej dalej „użytkownikiem”.
2.Przyznanie karty każdorazowo wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem
obowiązków służbowych.
3.Decyzję o przyznaniu karty podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej po uzyskaniu
akceptacji głównego księgowego tej jednostki, a w przypadku karty dla kierownika jednostki
organizacyjnej – Burmistrz Gołdapi, po uzyskaniu akceptacji Skarbnika Gołdapi, na wniosek kierownika jednostki zaakceptowany przez głównego księgowego.
4.Karta może być wykorzystywana tylko przez osobę, której kartę przyznano.
§ 3
1.Karta jest przyznawana na podstawie umowy zawartej między kierownikiem jednostki
organizacyjnej a użytkownikiem, zwanej dalej „umową”, która określa prawa i obowiązki
użytkownika.
2.Umowę z kierownikiem jednostki organizacyjnej zawiera Burmistrz Gołdapi.
3.Umowa zawiera co najmniej:
1)wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta,
2)wskazanie miesięcznego limitu wydatków,
3)określenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań, w tym rodzajów dozwolonych
operacji finansowych,
4)wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania z karty;
5)pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności
za szkodę powstałą z tego tytułu.
4.Limit, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, ustala kierownik jednostki organizacyjnej po przeprowadzeniu analizy potrzeb jednostki realizowanych przez poszczególnych użytkowników, a dla kierownika jednostki powyższy limit ustala Burmistrz Gołdapi.
5.Jednocześnie z zawarciem umowy użytkownik otrzymuje pisemne upoważnienie do dysponowania środkami pieniężnymi oraz składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z
należnego mu wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty, a także
zobowiązanie do przestrzegania niniejszych Zasad, regulaminu, o którym mowa w § 11 oraz
bankowego regulaminu korzystania z kart płatniczych.
§ 4
Za pomocą karty można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych z wykonywaniem
obowiązków służbowych.
§ 5
1.Kartę przyznaje się na czas oznaczony.
2.Wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko nie uprawniające do korzystania
z karty powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty.
§ 6
1.Wypłata gotówki przy użyciu karty może być dokonana w szczególnie uzasadnionych
okolicznościach, jeśli nie ma możliwości dokonania płatności kartą, pod warunkiem dopuszczenia
takiej możliwości w regulaminie, o którym mowa w § 11 i na zasadach w nim określonych. W
przypadku kierownika jednostki organizacyjnej możliwość wypłaty gotówki oraz dzienny limit wypłat ustala Burmistrz Gołdapi w umowie zawieranej z kierownikiem jednostki.
2.Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi na rachunek bankowy jednostki
organizacyjnej lub do kasy jednostki organizacyjnej, w terminie maksymalnie 7 dni od dnia
dokonania operacji finansowej, a jeżeli operacji dokonano w grudniu, nie później niż do dnia
31 grudnia tego roku.
§ 7
1.Każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty użytkownik dokumentuje fakturą VAT,
rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym.
2.Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty użytkownik dokumentuje w sposób
określony w ust. 1.
3.Operacje finansowe dokonywane za pośrednictwem Internetu należy udokumentować wydrukiem
z Internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu
złożenia właściwego dokumentu.
4.Dokumenty, o których mowa w ust. 1 - 3, użytkownik jest obowiązany przedłożyć niezwłocznie,
nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej, z zastrzeżeniem § 8.
5.Użytkownik jest zobowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową
dokonaną za pomocą karty w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu
dokonania wydatku oraz jego związku z wykonaniem obowiązków służbowych.
6.Wydatki nie udokumentowane w sposób określony w ust. 1-3 i 5, w tym potwierdzone jedynie
oświadczeniem użytkownika podlegają z zastrzeżeniem § 10, zwrotowi w trybie określonym w § 9.
§ 8
Operacje finansowe dotyczące wydatków z tytułu podróży służbowych są dokumentowane i rozliczane na zasadach wynikających z odrębnych przepisów.
§ 9
1.Wykorzystanie karty niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulaminem lub umową
powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi
związanymi z dokonaną transakcją.
2.W przypadku niedokonania przez użytkownika zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej
wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę.
3.Wykorzystanie karty w sposób niezgodny z niniejszymi Zasadami, regulaminem, o którym mowa
w § 11 lub z umową powoduje odpowiedzialność pracowniczą lub karną na zasadach określonych
w odrębnych przepisach.
§ 10
1.Jeżeli związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych nie
zostanie udowodniony, kierownik właściwej rzeczowo komórki organizacyjnej lub główny
księgowy niezwłocznie informuje o tym na piśmie kierownika jednostki organizacyjnej, który
podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od użytkowania zwrotu należności z tytułu
tej operacji.
2.Postanowienia ust. 1 stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy dokonanie operacji finansowej
nie zostanie potwierdzone wymaganym dokumentem.
3.W przypadku gdy operacja finansowa niezwiązana z wykonywaniem obowiązków służbowych
lub niepotwierdzona wymaganym dokumentem została dokonana przez kierownika jednostki
organizacyjnej, osobą podejmującą czynności zmierzające do wyegzekwowania należności
od użytkownika jest główny księgowy jednostki organizacyjnej.
§ 11
Kierownik jednostki organizacyjnej ustala w formie pisemnej, z uwzględnieniem niniejszych Zasad,
regulamin określający szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych
debetowych kart płatniczych oraz rozliczania operacji finansowych dokonanych przy ich
wykorzystaniu przez pracowników danej jednostki organizacyjnej, regulujący w szczególności:
1)stanowiska pracownicze uprawniające do korzystania z karty,
2)limity wydatków dla poszczególnych użytkowników, uwzględniające zakres ich obowiązków
służbowych,
3)rodzaje towarów i usług, za które dopuszczalna jest zapłata za pomocą karty,
4)procedury ubiegania się o wydanie karty, wydawania, dokonywania zwrotu oraz blokowania
karty,
5)szczegółowy tryb dokonywania kontroli operacji finansowych dokonywanych za pomocą karty, ze szczególnym uwzględnieniem art. 44 ust. 1 - 3 i art. 247 ust. 3 ustawy o finansach publicznych,
6)szczegółowy tryb postępowania w przypadku, o którym mowa w § 10,
7)w przypadku dopuszczenia możliwości wypłaty gotówki przy użyciu karty – zasady wypłaty i
termin zwrotu niewykorzystanej kwoty,
8)sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart.