Informacje - Serwis WWW Urzędu Miejskiego w Gołdapi

ZARZĄDZENIE NR 525/X/2012

Burmistrza Gołdapi

z dnia 5 października 2012r.

w sprawie określenia procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.

Na podstawie art 30. ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591 z późn.zm.), oraz art. 221 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U z.2000, Nr 98, poz. 1071), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (t.j.: Dz. U. z 2010r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) oraz uchwały Nr V/29/11 Rady Miejskiej w Gołdapi z dnia 1 marca 2011 r. w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Gołdap podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku na realizację zadań publicznych innych niż wskazane ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, sposobu rozliczania dotacji oraz kontroli wykonania zleconych zadań, zarządza się co następuje:

§1.

Określa się procedurę kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§2.

Wykonanie zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi Burmistrza Gołdapi ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

§3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Gołdapi

Marek Miros

Załącznik nr 1 do Zarządzenie nr 525/X/2012

Burmistrza Gołdapi

z dnia 5 październia 2012r.

Procedura kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.

Rozdział I.

Postanowienia ogólne.

§ 1.

Procedura określa zasady kontroli i rozliczania dotacji celowych na realizację zadań publicznych Gminy Gołdap sfinansowanych z budżetu gminy.

§ 2.

Kontrola i ocena realizacji zadań publicznych obejmuje sprawdzenie łącznie lub wybiórczo:

stanu realizacji zadania,
efektywności, rzetelności i jakości wykonywania zadania,
prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,
prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.

Rozdział II.

Rozliczanie dotacji celowych.

§ 3.

1. Podmiot realizujący zadanie publiczne, na które uzyskał środki z budżetu Gminy Gołdap składa sprawozdanie z realizacji zadania, według wzoru określonego Zarządzeniem Burmistrza w sprawie danego konkursu.

2. W przypadku niezłożenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego w terminie określonym w umowie zawartej z beneficjentem Pełnomocnik Burmistrza wzywa pismem beneficjenta do złożenia sprawozdania z realizacji zadania.

3. Do złożonego sprawozdania organ może żądać o przedłożenie (do wglądu) przez beneficjenta oryginałów faktur, rachunków, umów oraz innych dokumentów finansowych lub księgowych potwierdzających prawidłowe wydatkowanie kwoty dotacji oraz wykonanie wkładu własnego.

§ 4.

1. Pełnomocnik Burmistrza ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi weryfikuje złożone sprawozdanie pod względem finansowym i merytorycznym w terminie 14 dni od dnia złożenia.

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonym sprawozdaniu, Pełnomocnik informuje o nich beneficjenta i wzywa do ich usunięcia. Pełnomocnik może też wezwać organizację do złożenia dodatkowych informacji i wyjaśnień do sprawozdania.

3. Pełnomocnik dokonujący analizy sprawozdania informuje Sekretarza Gminy Gołdap o swoich wnioskach i uwagach dotyczących realizacji zadania, sporządzając adnotację na sprawozdaniu w miejscu oznaczonym ,,Adnotacje urzędowe” lub wypełniając ,,Analizę sprawozdania”, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

Rozdział III.

Kontrola dotacji celowych.

§ 5.

1. Burmistrz lub osoba upoważniona wyznacza w formie zarządzenia zespół kontrolny.

2. W skład zespołu wchodzą: inspektorzy z Wydziału Finansów i Realizacji Budżetu oraz inspektorzy z Wydziału Organizacji i Nadzoru.

3. Kontrolerzy przeprowadzają kontrolę na podstawie imiennych upoważnień wystawionych przez Burmistrza lub inną osobę upoważnioną, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

4. Upoważnienia wystawiane są w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi egzemplarz dołączany jest do protokołu kontroli znajdującego się w Urzędzie Miejskim w Gołdapi.

5. Do członków zespołu kontrolnego stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.z 2000r Nr 98, poz. 1071, z późn.zm) dotyczące wyłączenia pracownika.

§ 6.

1. Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi przedstawia Burmistrzowi do akceptacji harmonogram kontroli zawierający: nazwę jednostki kontrolowanej, tytuł zadania, numer umowy, okres realizacji zadania, proponowany termin kontroli, rodzaj kontroli tj. w trakcie realizacji zadania lub po zakończeniu realizacji zadania, osoby wyznaczone do kontroli poszczególnych zadań.

2. O zakresie i terminie rozpoczęcia kontroli należy powiadomić kontrolowaną jednostkę na 7 dni przed jej rozpoczęciem.

3. Powiadomienie o kontroli przekazuje się na piśmie za pośrednictwem wybranej formy: korespondencja pocztowa, faks lub poczta elektroniczna.

4. W przypadku wystąpienia przeszkód uniemożliwiających przeprowadzenie kontroli wyznacza się nowy termin.

§ 7.

1. Kontrola może być prowadzona w siedzibie kontrolowanej jednostki, w miejscu realizowania zadania, lub w Urzędzie Miejskim w Gołdapi.

2. Kontrola może być prowadzona w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy, jeżeli wymaga tego dobro kontroli.

3. Kontroli dokonuje się poprzez porównanie stanu faktycznego z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami umowy zawartej na realizację zadania.

4. Z przeprowadzonych czynności kontrolnych sporządza się protokół kontroli w terminie 14 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych.

5. Wzór protokołu kontroli stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

6. Protokół sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron umowy, o której mowa w ust. 3.

7. Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia do protokołu kontroli wyjaśnień i uwag w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu.

8. Osoba reprezentującą kontrolowaną jednostkę może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 3 dni od dnia otrzymania protokołu.

9. Wyjaśnienia należy składać w formie pisemnej w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Gołdapi lub listem poleconym za pośrednictwem poczty. Wyjaśnienia lub uwagi do protokołu uznaje się za złożone w terminie, jeśli zostaną doręczone w ostatnim dniu terminu do ich wniesienia.

10. Jeżeli osoba reprezentująca jednostkę kontrolowaną odmawia podpisania protokołu – protokół podpisują jedynie osoby kontrolujące, czyniąc w nim adnotację o odmowie podpisania protokołu oraz dołączają pisemne wyjaśnienie, o którym mowa w ust. 7.

11. Odmowa podpisania protokołu nie wstrzymuje wydania wniosków pokontrolnych oraz dochodzenia zwrotu dotacji w trybie określonym w odrębnych przepisach.

12. Zespół kontrolujący dokonuje analizy wniesionych wyjaśnień i uwag do protokołu stwierdzając ich zasadność i sporządza notatkę do protokołu.

13. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli nieprawidłowości zespół kontrolujący przygotowuje w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu wystąpienie pokontrolne, w którym informuje jednostkę kontrolowaną o stwierdzonych nieprawidłowościach. Wzór wystąpienia pokontrolnego stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

14. Wystąpienia pokontrolnego nie kieruje się, jeśli zespół kontrolujący uwzględni wyjaśnienia, o których mowa w ust. 7 i ust. 12.

15. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Burmistrz Gołdapi lub osoba upoważniona.

16. Wystąpienie pokontrolne sporządzane jest w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest jednostce kontrolowanej, drugi pozostaje w aktach sprawy, a trzeci przekazywany jest do Wydziału Finansów i Realizacji Budżetu.

17. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do wykonania wniosków pokontrolnych i powiadomienia o tym organu kontrolnego. Informację o tym obowiązku organizacji pozarządowej należy zamieścić w wystąpieniu pokontrolnym.

Rozdział IV.

Postanowienia końcowe.

§ 8.

1. W przypadku stwierdzenia, iż udzielona dotacja lub jej cześć została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi występuje do Wydziału Finansów i Realizacji Budżetu z wnioskiem o wskazanie terminu, od którego naliczane są odsetki oraz ich wysokości.

2. Po uzyskaniu informacji, o której mowa w ust. 1 Pełnomocnik wzywa beneficjenta do zwrotu dotacji w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych. Pismo powinno zawierać: oznaczenie beneficjenta, nazwę zadania publicznego, na które udzielono dotacji, kwotę dotacji podlegającej zwrotowi, termin, od którego naliczane są odsetki oraz pouczenie o sankcjach, w przypadku nie dokonania zwrotu dotacji.

3. W przypadku braku zwrotu dotacji, na postawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.). w związku z postanowieniami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) wszczyna się postępowanie administracyjne oraz wydaje decyzję.

Załącznik nr 1 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.

Analiza sprawozdania

Nazwa zadania
Nr umowy
Zleceniobiorca
Część merytoryczna
Realizacja zakresu rzeczowego zadania
Część finansowa
Wykorzystanie dotacji
Relizacja wkładu własnego

…......................................................... …..................................................

sporządził : podpis i data zaakceptował: podpis i data Załącznik nr 2 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.

Gołdap, data

Numer sprawy

Upoważnienie nr …............

Upoważniam Pana/ Panią …............................................( imię i nazwisko)....................................... (stanowisko służbowe i nazwa wydziału) legitymującą/cym się dowodem osobistym o numerze …...............................

do przeprowadzenia kontroli zadania publicznego

pn. …....................................................................................................................................................

realizowanego przez: ….......................................................................................................................

na podstawie umowy ….......................................................................................................................

z dnia …..............................................

Upoważnienie jest ważne do zakończenia kontroli.

Załącznik nr 3 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.

Gołdap, data

Numer sprawy

Protokół kontroli realizacji zadania publicznego

1) Kontrolę rozpoczęto w dniu.............. a zakończono w dniu …................., dni przerwy............. . Kontroli dokonał zespół kontrolujący z Urzędu Miejskiego w Gołdapi powołany przez …..............

w składzie …...................... (imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe i nazwy wydziałów) na podstawie upoważnienia nr ….......................... z dnia …....................... wydanego przez …............................................................................................................................... ….......................

2) Kontrolą objęto zadanie publiczne

pn. …................................................................................................................................................

realizowane na podstawie umowy …................................................. z dnia ..................................

przez: …...........................................................................................................................................

(oznaczenie kontrolowanej jednostki, adres, imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania jednostki, z uwzględnieniem zaistniałych zmian zaistniałych w okresie objętym kontrolą).

3) Kontrolę przeprowadzono w ….................................. (podać miejsce prowadzonej kontroli).

W toku czynności kontrolnych odnośnie realizacji zadania publicznego informacji udzielił/a Pan/ Pani …............................................................................................(imię nazwisko oraz pełniona funkcja).

4) Zakres kontroli obejmował (właściwe zaznaczyć):

Stan realizacji zadania.
Efektywność, rzetelność i jakość wykonywania zadania.
Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania.
Prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.

5) W trakcie kontroli ustalono co następuje:

…...........................................................................................................................................................................

…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................

6) Wnioski oraz zalecenia z czynności kontrolnych:

…...........................................................................................................................................................................

7) Uwagi:

…...........................................................................................................................................................................

8) Protokół niniejszy sporządzony został w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla osoby reprezentującej podmiot kontrolowany, drugi dla Urzędu Miejskiego w Gołdapi.

….............................................................. …..............................................................

miejsce, data, podpisy zespołu kontrolującego miejsce, data, podpis osób reprezentujących jednostkę

kontrolowaną

Uwagi:

1) Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia do protokołu kontroli wyjaśnień i uwag w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu.

2) Wyjaśnienia należy składać w formie pisemnej w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Gołdapi lub listem poleconym za pośrednictwem poczty. Wyjaśnienia lub uwagi do protokołu uznaje się za złożone w terminie, jeśli zostaną doręczone w ostatnim dniu terminu do ich wniesienia.

3) Osoba reprezentującą kontrolowaną jednostkę może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 3 dni od dnia otrzymania protokołu.

4) Na podstawie ustaleń niniejszego protokołu kontroli do skontrolowanej jednostki skierowane zostanie wystąpienie pokontrolne.

Załącznik nr 4 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych gminy przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.

Gołdap, data

Numer sprawy

Wystąpienie pokontrolne dotyczące zadania publicznego

pn. …................................................................................................................................................

realizowanego na podstawie umowy …................................................. z dnia ..................................

przez: …................................................................................................................................................

Uprzejmie informuję, że Urząd Miejski w Gołdapi przeprowadził kontrolę realizacji zadania publicznego w zakresie: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości jego wykonania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,

prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy^*^.

W związku z zakończeniem czynności kontrolnych, udokumentowanych w protokole kontroli …..................... z dnia …........................., przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.

Przedstawia się w nim stwierdzone nieprawidłowości w okresie objętym aktualną kontrolą, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz wnioski pokontrolne zmierzające do ich usunięcia w celu usprawnienia dalszej realizacji zadań publicznych:

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 1

…...........................................................................................................................................................................

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości

…...........................................................................................................................................................................Wniosek pokontrolny nr 1

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 2

…...........................................................................................................................................................................

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości

…...........................................................................................................................................................................Wniosek pokontrolny nr 2

niepotrzebne skreślić.

Pouczenie:

1. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do wykonania wniosków pokontrolnych i powiadomienia o tym organu kontrolującego.

Aktualności

Zarzadzenie Nr 525/X/2012 w/s określenia procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.