Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego

Podstawowe informacje
Akt stanu cywilnego sporządzony za granica może być wpisany do rejestru stanu cywilnego na wniosek osoby lub z urzędu. Wnioskodawca może ustanowić pełnomocnika (pełnomocnictwo pisemne). Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli dokument zagraniczny dotyczy obywatela polskiego, który posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony w Polsce i żąda dokonania czynności z zakresu stanu cywilnego, ubiega się o polski dokument tożsamości, ubiega się o nadanie numeru PESEL.  Transkrypcja zagranicznego aktu polega na wiernym przepisaniu jego treści, uwzględniając tylko dane, które przewiduje prawo polskie. Natomiast akt, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie, ma zmniejszona moc dowodową. Akt taki może być uzupełniony lub sprostowany na wniosek strony. Transkrypcja aktu zagranicznego to czynność materialno- techniczna wybranego kierownika USC.  Nie można transkrybować aktu, który wywołuje wątpliwości, co do jego autentyczności, zawiera poprawki, skrobania, jest zniszczony lub nieczytelny. Nie można transkrybować tego samego aktu dwukrotnie na terenie tego samego kraju.  Kierownik USC, który dokonał transkrypcji wydaje wnioskodawcy odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Wymagane dokumenty

1. Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego: urodzenia – załącznik nr 1 lub załącznik nr 2, małżeństwa – załącznik nr 3, zgonu – załącznik nr 4,
   
2. Ważny dokument tożsamości- do wglądu,
   
3. Oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego,
   
4. Urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych),
   
5. Dowód zapłaty opłaty skarbowej.

Opłaty

1. 50,00 zł – zupełny odpis aktu po transkrypcji. 
   
2. 17,00 zł – pełnomocnictwo (zwalnia się z opłaty skarbowej za pełnomocnictwo udzielone wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu).
3. ewentualnie: 39,00 zł za zupełny odpis aktu po sprostowaniu, 39,00 zł za zupełny odpis aktu po uzupełnieniu.

Opłatę skarbową w wymaganej wysokości należy wpłacić w kasie Urzędu Miejskiego w Gołdapi (parter, pokój 3, kasa czynna w godz. 8.00-14.00 z przerwą w godz. 10.00-10.15) bądź na konto urzędu przelewem: Urząd Miejski w Gołdapi, PKO BP S.A. Oddział Ełk 38 1020 4724 0000 3002 0007 5929.

Termin wniesienia opłaty: najpóźniej w dniu składania wniosku.

Miejsce złożenia i odbioru

Plac Zwycięstwa 14, 19-500 Gołdap (II piętro, pokój 37 i 38), tel. 87 615 60 22, e-mail: usc@goldap.pl

Jednostka odpowiedzialna

Urząd Stanu Cywilnego w Gołdapi.

Termin odpowiedzi

Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przenosi się do rejestru stanu cywilnego w formie czynności materialno-technicznej, bez zbędnej zwłoki.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023, poz. 1378 ze zm.).
2. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz.U. z 2020, poz. 1359 ze zm.).
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 1904).
4. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023, poz. 1023). 
5. Konwencja nr 16 sporządzona w Wiedniu 8 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004, Nr 166, poz. 1735). 
6. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U.z 2023, poz. 775 ze zm.). 
7. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2022, poz. 2142 ze zm.).