biuletyn informacji publicznej
Na podstawie § 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.) oraz § 12 ust. 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Gołdapi stanowiącego Załącznik do Zarządzenia nr 320/II/2025 Burmistrza Gołdapi z dnia 28 lutego 2025 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Gołdapi zarządzam co następuje:
§ 1
Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Partnerstwo uzdrowisk dla rozwoju pogranicza” (LTPL00355 akronim projektu: ,,Health resorts”) w ramach Programu Współpracy Interreg Litwa-Polska 2021-2027, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w składzie:
§ 2
§ 3
Ustalam następujący zakres obowiązków członków Zespołu ds. realizacji projektu, o którym mowa w § 1:
1. Do obowiązków koordynatora projektu należy w szczególności:
a) organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór merytoryczno-organizacyjny nad pracami zespołu ds. realizacji projektu,
b) rzetelne, zgodne z prawem oraz terminowe wykonywanie czynności w celu osiągnięcia wyznaczonych celów, rezultatów i produktów projektu,
c) współpraca z partnerami projektu,
d) podejmowanie działań zaradczych i naprawczych w przypadku wystąpienia problemów w realizacji projektu,
e) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,
f) zapewnienie właściwej komunikacji zespołu ds. realizacji projektu,
g) planowanie i organizacja działań projektowych,
h) monitorowanie realizacji projektu pod względem merytorycznym i finansowym,
i) rozliczenia projektu w aplikacji JEMS,
j) koordynowanie działań ewaluacyjnych dotyczących osiągania celów projektu, skuteczności i efektywności,
k) monitorowanie i zbieranie danych oraz dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia ewaluacji (np. raporty, ankiety, analizy efektów),
l) prowadzenie korespondencji ze Wspólnym Sekretariatem oraz z Instytucją Zarządzającą w związku z realizowanym projektem oraz dostarczanie na żądanie Wspólnemu Sekretariatowi oraz Instytucji Zarządzającej niezbędnych informacji i dokumentów,
m) wykonywanie innych zadań niezbędnych do skutecznego i terminowego wdrażania projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w tym w szczególności wnioskiem, umową o dofinansowanie projektu, umową partnerską.
Do obowiązków koordynatora finansowego projektu należy w szczególności:
a) koordynacja realizacji projektu pod względem finansowo – księgowym zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi programu,
b) współpraca z koordynatorem projektu przy sporządzaniu sprawozdań finansowych i rozliczeń projektu,
c) nadzór nad prowadzeniem pełnej dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami i wytycznymi,
d) nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych z projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami i wytycznymi,
e) nadzór nad prowadzeniem wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu oraz nad wyodrębnionym rachunkiem bankowym,
f) nadzór nad wydatkowaniem środków związanych z realizacją projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym oraz informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu,
g) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu do końca okresu przechowywania dokumentacji,
h) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.
Do obowiązków specjalisty obsługi finansowo – księgowej projektu należy w szczególności:
a) prowadzenie rzetelnej i zgodnej z obowiązującymi przepisami oraz wytycznymi dokumentacji finansowo-księgowej dotyczącej realizowanego projektu,
b) księgowanie operacji finansowych związanych z projektem, w tym dokumentów źródłowych, faktur, umów, raportów finansowych, zgodnie z planem finansowym i obowiązującymi zasadami rachunkowości,
c) przygotowywanie materiałów do części finansowej wniosków o płatność,
d) kompletowanie i archiwizacja dokumentacji finansowej projektu,
e) wydatkowanie środków finansowych z projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami i wytycznymi,
f) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu oraz wyodrębnionych rachunków bankowych,
g) wydatkowanie środków związanych z realizacją projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym oraz informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu,
h) wykonywanie innych zadań finansowo-księgowych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami, wytycznymi unijnymi oraz dokumentacją projektową,
i) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,
j) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.
Do obowiązków specjalisty obsługi kadrowo-płacowej projektu należy w szczególności:
a) prowadzenie kompletnej i zgodnej z przepisami dokumentacji kadrowo-płacowej dotyczącej osób zaangażowanych w realizację projektu,
b) współpraca z koordynatorem finansowym i merytorycznym projektu w zakresie rozliczeń kadrowo-płacowych,
c) zapewnienie prawidłowego archiwizowania dokumentacji kadrowo-płacowej zgodnie z wymogami okresu przechowywania dokumentów projektowych,
d) wykonywanie innych zadań kadrowo-płacowych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi programowymi oraz dokumentacją projektową,
e) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,
f) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.
Do obowiązków specjalisty do spraw inwestycji należy w szczególności:
a) planowanie i przygotowanie działań inwestycyjnych w ramach projektu, w tym analizowanie potrzeb i warunków technicznych inwestycji,
b) koordynacja prac związanych z przygotowaniem i realizacją inwestycji, w tym współpraca z wykonawcami, dostawcami, podwykonawcami oraz partnerami projektu,
c) nadzór nad realizacją inwestycji pod względem merytorycznym, technicznym i formalno-prawnym,
d) przygotowywanie i gromadzenie dokumentacji projektowej i inwestycyjnej, w tym niezbędnych pozwoleń, uzgodnień, itp.,
e) monitorowanie zgodności realizowanych prac z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu oraz budżetem inwestycyjnym,
f) udział w kontroli jakości wykonywanych prac i materiałów oraz weryfikacja zgodności z wymaganiami projektowymi i prawnymi,
g) współpraca z koordynatorem projektu oraz koordynatorem finansowym w zakresie realizacji inwestycji i rozliczenia wydatków,
h) przygotowywanie materiałów do wniosków o płatność związanych z inwestycjami realizowanymi w projekcie,
i) reagowanie na pojawiające się problemy techniczne, organizacyjne i formalne oraz podejmowanie działań naprawczych,
j) udział w audytach i kontrolach dotyczących realizacji inwestycji w projekcie,
k) zapewnienie archiwizacji i właściwego prowadzenia dokumentacji inwestycyjnej zgodnie z wymogami programu i przepisami prawa,
l) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,
m) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.
Do obowiązków specjalisty do spraw ,,Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim” należy w szczególności:
a) przygotowanie i przeprowadzenie postępowania przetargowego lub innej procedury wyłonienia wykonawcy opracowania „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim” zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych oraz wytycznymi projektu,
b) koordynacja i monitorowanie realizacji wszystkich etapów prac nad opracowaniem „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim”, zapewniając terminowość oraz zgodność z wymaganiami projektowymi i wytycznymi Programu Interreg Polska-Litwa 2021-2027 (weryfikacja merytoryczna materiałów przygotowywanych przez wykonawcę Strategii, w tym analiz rynkowych, diagnoz oraz rekomendacji dotyczących działań promocyjnych, zapewnienie współpracy
i komunikacji pomiędzy wszystkimi partnerami projektu oraz wykonawcą Strategii, celem uwzględnienia potrzeb i oczekiwań stron po obu stronach granicy, kontrola jakości opracowywanego dokumentu pod kątem kompletności, spójności oraz zgodności z celami i priorytetami programu, udział w odbiorze etapowych rezultatów i finalnego produktu oraz zatwierdzenie końcowej wersji Strategii marki do wdrożenia w projekcie, dokumentowanie przebiegu nadzoru oraz przygotowanie sprawozdań dotyczących realizacji procesu opracowywania Strategii, które będą dostępne na potrzeby ewentualnych kontroli i audytów),
c) wdrażanie „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim” oraz koordynowanie i nadzór nad działaniami promocyjnymi i marketingowymi służącymi wzmacnianiu rozpoznawalności i pozytywnego wizerunku uzdrowisk na obszarze transgranicznym,
d) współpraca z partnerami projektu po obu stronach granicy, jednostkami samorządowymi, organizacjami turystycznymi i innymi podmiotami w celu realizacji wspólnych działań w ramach opracowywania i wdrażania „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim”,
e) monitorowanie efektywności podejmowanych działań promocyjnych oraz w razie potrzeby proponowanie korekt i usprawnień w realizacji strategii na rzecz optymalizacji efektów projektowych,
f) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,
g) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.
Do obowiązków specjalisty do spraw zamówień publicznych należy w szczególności:
a) przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w tym sporządzanie kompletnej dokumentacji przetargowej zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz wytycznymi programów unijnych,
b) przeprowadzanie badania i oceny wniosków oraz ofert składanych przez wykonawców, w tym udział w pracach komisji przetargowej,
c) nadzór nad przygotowaniem i realizacją postępowań prowadzonych w ramach projektu przez poszczególne wydziały Urzędu Miejskiego w Gołdapi, zapewniając zgodność z przepisami prawa krajowego i Unii Europejskiej oraz zasadami programu,
d) bieżąca współpraca z koordynatorem projektu oraz innymi członkami zespołu projektowego w zakresie planowania, realizacji i monitorowania zamówień publicznych,
e) prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz dokumentacji przetargowej, zapewniając zgodność z wymogami archiwizacji,
f) przekazywanie niezbędnych ogłoszeń do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej, Biuletynu Zamówień Publicznych oraz zamieszczanie ich w odpowiednich kanałach komunikacji,
g) współpraca przy przygotowywaniu dokumentacji kontrolnej oraz udział w kontrolach, audytach i audytach zewnętrznych dotyczących zamówień publicznych,
h) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.
Do obowiązków specjalisty do spraw promocji projektu należy w szczególności:
a) prowadzenie działań promocyjnych przez cały okres trwania projektu, w tym bieżąca aktualizacja zakładki dotyczącej projektu na stronie internetowej gminy, bieżąca aktualizacja informacji o projekcie udostępnianych w mediach społecznościowych, stosowanie wytycznych dotyczących informacji i promocji zgodnie z wymogami Programu Interreg Polska-Litwa 2021-2027 oraz innymi obowiązującymi przepisami i wytycznymi unijnymi,
b) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,
c) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.
§ 4
Zatwierdza się dotychczasowe czynności dotyczące realizacji projektu ,,Partnerstwo uzdrowisk dla rozwoju pogranicza” (LTPL00355 akronim projektu: ,,Health resorts”) przez członków zespołu, o których mowa w § 1, w okresie od 1 lutego 2025 r. do dnia podjęcia niniejszego zarządzenia.
§ 5
Wykonanie zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. Współpracy i Funduszy Zewnętrznych.
§ 6
Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Gołdapi
/-/ Konrad Kazaniecki
