Zarządzenie Nr 490/VIII/2025 Burmistrza Gołdapi z dnia 20 sierpnia 2025 r. w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. ,,Uniwersytet Ludowy Pogranicza"

Na podstawie § 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.) oraz § 12 ust. 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Gołdapi stanowiącego Załącznik do Zarządzenia nr 320/II/2025 Burmistrza Gołdapi z dnia 28 lutego 2025 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Gołdapi zarządzam co następuje: 

§ 1

Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Uniwersytet Ludowy Pogranicza” o numerze FEWM.06.05-IZ.00-0026/24 w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur na lata 2021-2027, Priorytetu 6. Edukacja i kompetencje EFS+, Działania FEWM.06.05 Edukacja przez całe życie, w składzie:

1. Justyna Charkiewicz – Pełnomocnik ds. Współpracy i Funduszy Zewnętrznych - koordynator projektu z Gminy Gołdap,
2. Leszek Retel  – Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 3 im. T. Kościuszki w Gołdapi - Koordynator projektu z jednostki realizującej projekt,
3. Agnieszka Ryszewska – Zastępca Skarbnika Gminy Gołdap - Koordynator finansowy projektu z Gminy Gołdap, 
4. Patrycja Oszkinis – Referent ds. księgowości w wydziale Obsługi Placówek Oświatowych – Specjalista obsługi finansowo-księgowej projektu, 
5. Sylwia Janik - Samodzielny Referent ds. kadr i płac w wydziale Obsługi Placówek Oświatowych – Specjalista obsługi kadrowo - płacowej projektu, 
6. Arleta Sidorowicz – Starszy Specjalista ds. Zamówień Publicznych w Biurze Zamówień Publicznych - Specjalista do spraw zamówień publicznych projektu, 
7. Damian Dzięcioł – Samodzielny referent ds. Komunikacji Społecznej i Promocji - Specjalista do spraw promocji projektu.

§ 2

1. Zadaniem Zespołu jest skuteczne i terminowe wdrażanie projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w tym w szczególności: wnioskiem o dofinansowanie projektu, umową o dofinansowanie projektu FEWM.06.05-IZ.00-0026/24-00 zawartą w dniu 28.03.2025 r. w Olsztynie pomiędzy Województwem Warmińsko – Mazurskim a Gminą Barciany oraz Umową partnerską na rzecz realizacji projektu „Uniwersytet Ludowy Pogranicza” nr FEWM.06.05-IZ.00-0026/24.
2. Zespół działa do momentu zakończenia i rozliczenia projektu, a w zakresie trwałości projektu do zakończenia jego okresu zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie.

§ 3

Ustalam następujący zakres obowiązków członków Zespołu ds. realizacji projektu, o którym mowa w § 1:

1) Do obowiązków koordynatora projektu z Gminy Gołdap należy w szczególności: 

a) organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór merytoryczno-organizacyjny nad pracami zespołu ds. realizacji projektu, 

b) rzetelne, zgodne z prawem oraz terminowe wykonywanie czynności w celu osiągnięcia wyznaczonych celów, rezultatów i produktów projektu,

c) współpraca z Liderem tj. Gminą Barciany oraz pozostałymi partnerami projektu,

d) podejmowanie działań zaradczych i naprawczych w przypadku wystąpienia problemów w realizacji projektu,

e) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,

f) zapewnienie właściwej komunikacji zespołu ds. realizacji projektu,

g) planowanie i organizacja działań projektowych, 

h) monitorowanie realizacji projektu pod względem merytorycznym i finansowym, 

i)  wykonywanie innych zadań niezbędnych do skutecznego i terminowego wdrażania projektu  zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w tym w szczególności wnioskiem, umową o dofinansowanie projektu, umową partnerską.

2) Do obowiązków koordynatora projektu z jednostki realizującej projekt należy w szczególności: 

a) zastępowanie koordynatora projektu,

b) rzetelne, zgodne z prawem oraz terminowe wykonywanie czynności w celu osiągnięcia wyznaczonych celów, rezultatów i produktów projektu,

c) współpraca z Liderem tj. Gminą Barciany oraz pozostałymi partnerami projektu,

d) podejmowanie działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu,

e) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu do końca okresu przechowywania dokumentacji,

f) planowanie i organizacja działań projektowych, 

g) koordynacja funkcjonowania Lokalnego Ośrodka Wiedzy i Edukacji w Gminie Gołdap, 

h) wykonywanie innych zadań niezbędnych do skutecznego i terminowego wdrażania projektu  zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w tym w szczególności: wnioskiem, umową o dofinansowanie projektu, umową partnerską.

3) Do obowiązków koordynatora finansowego projektu z Gminy Gołdap  należy w szczególności: 

a) koordynacja projektu pod względem finansowo – księgowym, 

b) nadzór nad prowadzeniem pełnej dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami i wytycznymi,

c) nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych z projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami  i wytycznymi,

d) nadzór nad prowadzeniem wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu oraz wyodrębnionego rachunku bankowego,

e) nadzór nad wydatkowaniem środków związanych z realizacją projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym oraz informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu,

f) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu do końca okresu przechowywania dokumentacji, 

g) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

4) Do obowiązków specjalisty obsługi finansowo – księgowej projektu należy w szczególności: 

a) prowadzenie projektu pod względem finansowo – księgowym, 

b) prowadzeniem pełnej dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu (w tym m.in.: weryfikacja rachunków i faktur, księgowanie wydatków projektu, prowadzenie bieżącego monitoringu wydatków zgodnie z budżetem i obowiązującymi przepisami, przygotowywanie materiałów do części finansowej wniosków o płatność, kompletowanie i archiwizacja dokumentacji finansowej projektu), 

c) wydatkowanie środków finansowych z projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami i wytycznymi,

d) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu oraz wyodrębnionych rachunków bankowych,

e) wydatkowanie środków związanych z realizacją projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym oraz informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu,

f) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji.

g) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

5) Do obowiązków specjalisty obsługi kadrowo-płacowej projektu należy w szczególności: 

a) prowadzenie kompletnej i zgodnej z przepisami dokumentacji kadrowo-płacowej dotyczącej osób zaangażowanych w realizację projektu,

b) współpraca z koordynatorem finansowym i merytorycznym projektu w zakresie rozliczeń kadrowo-płacowych,

c) zapewnienie prawidłowego archiwizowania dokumentacji kadrowo-płacowej zgodnie z wymogami okresu przechowywania dokumentów projektowych,

d) wykonywanie innych zadań kadrowo-płacowych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi programowymi oraz dokumentacją projektową, 

e) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji, 

f) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

6) Do obowiązków specjalisty do spraw zamówień publicznych projektu należy w szczególności: 

a) nadzór nad prawidłową realizacją procedur zamówień publicznych zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, 

b) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu do końca okresu przechowywania dokumentacji,

c) wykonywanie innych zadań niezbędnych do skutecznego i terminowego wdrażania projektu  zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w tym w szczególności wnioskiem, umową o dofinansowanie projektu, umową partnerską, 

d) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

7) Do obowiązków specjalisty do spraw promocji projektu należy w szczególności: 

a) prowadzenie działań promocyjnych przez cały okres trwania projektu, w tym bieżąca aktualizacja zakładki dotyczącej projektu na stronie internetowej gminy, bieżąca aktualizacja informacji o projekcie udostępnianych w mediach społecznościowych, stosowanie wytycznych dotyczących informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027,

b) udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,

c) bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

§ 4

Wykonanie zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. Współpracy i Funduszy Zewnętrznych. 

§ 5

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Burmistrz Gołdapi

/-/ Konrad Kazaniecki