Zarządzenie nr 819/VI/2026 Burmistrza Gołdapi z dnia 25 czerwca 2026 r. w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn ,,Partnerstwo uzdrowisk dla rozwoju pogranicza"

Zarządzenie nr 819/VI/2026 

Burmistrza Gołdapi

z dnia 25 czerwca 2026 r.

w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Partnerstwo uzdrowisk dla rozwoju pogranicza” 

Na podstawie § 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 662) oraz § 12 ust. 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Gołdapi stanowiącego Załącznik do Zarządzenia nr 320/II/2025 Burmistrza Gołdapi z dnia 28 lutego 2025 r.
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Gołdapi zarządzam
co następuje: 

§1

Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Partnerstwo uzdrowisk dla rozwoju pogranicza” (LTPL00355 akronim projektu: ,,Health resorts”) w ramach Programu Współpracy Interreg Litwa-Polska 2021-2027, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w składzie określonym 
w załączniku do niniejszego zarządzenia. 

§2

1.       Zadaniem Zespołu jest skuteczne i terminowe wdrażanie projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w tym
w szczególności: wnioskiem o dofinansowanie projektu, umową o dofinansowanie projektu zawartą w dniu 28.03.2025 r. pomiędzy Ministerstwem Spraw Wewnętrznych Republiki Litewskiej a Gminą Gołdap oraz Umową partnerską zawartą w dniu 28.04.2025 r. pomiędzy Gminą Gołdap a partnerami projektu: Administracją Miasta Druskienniki, Gminą Miastem Augustów oraz Domem Kultury w Gołdapi.

2.       Zespół działa do momentu zakończenia i rozliczenia projektu, a w zakresie trwałości projektu do zakończenia jego okresu zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie.

§3

Ustalam następujący zakres obowiązków członków Zespołu ds. realizacji projektu, o którym mowa
w § 1:

1.       Do obowiązków osoby pełniącej nadzór strategiczny nad projektem z ramienia kierownictwa należy w szczególności: 

a)       nadzór nad realizacją projektu na poziomie strategicznym, 

b)      wspieranie koordynatora projektu w podejmowaniu decyzji, 

c)       reprezentowanie kierownictwa gminy wobec partnerów i instytucji, 

d)      monitorowanie zgodności projektu z polityką rozwoju gminy, 

e)      rozstrzyganie kwestii wymagających decyzji kierowniczych.

2.       Do obowiązków osoby pełniącej nadzór finansowy projektu należy w szczególności: 

a)       nadzór nad prawidłowością gospodarki finansowej projektu, 

b)      kontrola zgodności wydatków z budżetem i przepisami, 

c)       zatwierdzanie kluczowych dokumentów finansowych, 

d)      wspieranie zespołu przy kontrolach i audytach, 

e)      nadzór nad pracą koordynatora finansowego.

3.       Do obowiązków koordynatora projektu należy w szczególności: 

a)       organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór merytoryczno-organizacyjny nad pracami zespołu ds. realizacji projektu, 

b)      rzetelne, zgodne z prawem oraz terminowe wykonywanie czynności w celu osiągnięcia wyznaczonych celów, rezultatów i produktów projektu,

c)       współpraca z partnerami projektu,

d)      podejmowanie działań zaradczych i naprawczych w przypadku wystąpienia problemów w realizacji projektu,

e)      udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,

f)        zapewnienie właściwej komunikacji zespołu ds. realizacji projektu,

g)       planowanie i organizacja działań projektowych, 

h)      monitorowanie realizacji projektu pod względem merytorycznym i finansowym, 

i)        rozliczenia projektu w aplikacji JEMS, 

j)        koordynowanie działań ewaluacyjnych dotyczących osiągania celów projektu, skuteczności i efektywności, 

k)        monitorowanie i zbieranie danych oraz dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia ewaluacji (np. raporty, ankiety, analizy efektów), 

l)        prowadzenie korespondencji ze Wspólnym Sekretariatem oraz z Instytucją Zarządzającą w związku z realizowanym projektem oraz dostarczanie na żądanie Wspólnemu Sekretariatowi oraz Instytucji Zarządzającej niezbędnych informacji 
i dokumentów,

m)    wykonywanie innych zadań niezbędnych do skutecznego i terminowego wdrażania projektu  zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w tym w szczególności wnioskiem, umową
o dofinansowanie projektu, umową partnerską.

Do obowiązków koordynatora finansowego projektu należy w szczególności: 
a)       koordynacja realizacji projektu pod względem finansowo – księgowym zgodnie 
z przepisami prawa i wytycznymi programu, 

b)      współpraca z koordynatorem projektu przy sporządzaniu sprawozdań finansowych 
i rozliczeń projektu,

c)       nadzór nad prowadzeniem pełnej dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami i wytycznymi,

d)      nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych z projektu zgodnie 
z odpowiednimi przepisami  i wytycznymi,

e)      nadzór nad prowadzeniem wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu oraz nad wyodrębnionym rachunkiem bankowym,

f)        nadzór nad wydatkowaniem środków związanych z realizacją projektu zgodnie
z harmonogramem rzeczowo – finansowym oraz informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu,

g)       udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu do końca okresu przechowywania dokumentacji, 

h)      prowadzenie wyodrębnionej ewidencji do wyodrębnionego rachunku projektu (wpływ środków i przekazanie partnerom),

i)        bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

Do obowiązków specjalisty obsługi finansowo – księgowej projektu należy w szczególności: 
a)       dekretowanie i księgowanie operacji finansowych związanych z projektem, w tym dokumentów źródłowych, faktur, umów, raportów finansowych, zgodnie z planem finansowym i obowiązującymi zasadami rachunkowości,

b)      sprawdzanie dokumentacji księgowej pod względem kompletności i poprawności opisów,

c)       dbanie o prawidłowy obieg dokumentacji finansowo księgowej,

d)      przygotowywanie materiałów do części finansowej wniosków o płatność,

e)      kompletowanie i archiwizacja dokumentacji finansowej projektu, 

f)        wydatkowanie środków finansowych z projektu zgodnie z odpowiednimi przepisami 
i wytycznymi,

g)       prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu (w części dotyczącej kosztów),

h)      wykonywanie innych zadań finansowo-księgowych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami, wytycznymi unijnymi oraz dokumentacją projektową, 

i)        udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,

j)        bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

Do obowiązków specjalisty ds. rozliczeń i kontroli finansowej projektu należy w szczególności:
a)       prowadzenie rzetelnej i zgodnej z obowiązującymi przepisami oraz wytycznymi dokumentacji finansowo-księgowej dotyczącej realizowanego projektu,

b)      weryfikacja kwalifikowalności wydatków, 

c)       wydatkowanie środków związanych z realizacją projektu zgodnie
z harmonogramem rzeczowo – finansowym oraz informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu,

d)      kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, 

e)      prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu oraz wyodrębnionych rachunków bankowych,

f)        kontrola zgodności wydatków z harmonogramem i budżetem, 

g)       przygotowywanie zestawień i analiz finansowych, 

h)      monitorowanie wykorzystania środków i identyfikowanie ryzyk, 

i)        przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów, 

j)        współpraca przy sporządzaniu wniosków o płatność. 

Do obowiązków specjalisty obsługi kadrowo-płacowej projektu należy w szczególności: 
a)       prowadzenie kompletnej i zgodnej z przepisami dokumentacji kadrowo-płacowej dotyczącej osób zaangażowanych w realizację projektu,

b)      współpraca z koordynatorem finansowym i merytorycznym projektu w zakresie rozliczeń kadrowo-płacowych,

c)       zapewnienie prawidłowego archiwizowania dokumentacji kadrowo-płacowej zgodnie z wymogami okresu przechowywania dokumentów projektowych,

d)      wykonywanie innych zadań kadrowo-płacowych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi programowymi oraz dokumentacją projektową, 

e)      udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji, 

f)        bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

Do obowiązków specjalisty do spraw inwestycji należy w szczególności: 
a)       planowanie i przygotowanie działań inwestycyjnych w ramach projektu, w tym analizowanie potrzeb i warunków technicznych inwestycji,

b)      koordynacja prac związanych z przygotowaniem i realizacją inwestycji, w tym współpraca z wykonawcami, dostawcami, podwykonawcami oraz partnerami projektu,

c)       nadzór nad realizacją inwestycji pod względem merytorycznym, technicznym 
i formalno-prawnym,

d)      przygotowywanie i gromadzenie dokumentacji projektowej i inwestycyjnej, w tym niezbędnych pozwoleń, uzgodnień, itp., 

e)      monitorowanie zgodności realizowanych prac z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu oraz budżetem inwestycyjnym,

f)        udział w kontroli jakości wykonywanych prac i materiałów oraz weryfikacja zgodności z wymaganiami projektowymi i prawnymi,

g)       współpraca z koordynatorem projektu oraz koordynatorem finansowym w zakresie realizacji inwestycji i rozliczenia wydatków,

h)      przygotowywanie materiałów do wniosków o płatność związanych z inwestycjami realizowanymi w projekcie,

i)        reagowanie na pojawiające się problemy techniczne, organizacyjne i formalne oraz podejmowanie działań naprawczych,

j)        udział w audytach i kontrolach dotyczących realizacji inwestycji w projekcie, 

k)       zapewnienie archiwizacji i właściwego prowadzenia dokumentacji inwestycyjnej zgodnie z wymogami programu i przepisami prawa, 

l)        udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji, 

m)    bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

Do obowiązków specjalisty do spraw utrzymania i eksploatacji infrastruktury należy 
w szczególności: 
a)        zapewnienie spójności działań projektu z zadaniami z zakresu gospodarki komunalnej, 

b)      udział w planowaniu wykorzystania infrastruktury powstałej w projekcie, 

c)       monitorowanie aspektów eksploatacyjnych i utrzymaniowych, 

d)      współpraca przy przygotowaniu dokumentacji technicznej i użytkowej, 

e)      udział w odbiorach i ocenie funkcjonalności efektów projektu.

Do obowiązków specjalisty do spraw ,,Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim” należy w szczególności: 
a)       przygotowanie i przeprowadzenie postępowania przetargowego lub innej procedury wyłonienia wykonawcy opracowania „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim” zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych oraz wytycznymi projektu, 

b)      koordynacja i monitorowanie realizacji wszystkich etapów prac nad opracowaniem „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim”, zapewniając terminowość oraz zgodność z wymaganiami projektowymi i wytycznymi Programu Interreg Polska-Litwa 2021-2027 (weryfikacja merytoryczna materiałów przygotowywanych przez wykonawcę Strategii, w tym analiz rynkowych, diagnoz oraz rekomendacji dotyczących działań promocyjnych, zapewnienie współpracy 
i komunikacji pomiędzy wszystkimi partnerami projektu oraz wykonawcą Strategii, celem uwzględnienia potrzeb i oczekiwań stron po obu stronach granicy, kontrola jakości opracowywanego dokumentu pod kątem kompletności, spójności oraz zgodności z celami i priorytetami programu, udział w odbiorze etapowych rezultatów i finalnego produktu oraz zatwierdzenie końcowej wersji Strategii marki do wdrożenia w projekcie, dokumentowanie przebiegu nadzoru oraz przygotowanie sprawozdań dotyczących realizacji procesu opracowywania Strategii, które będą dostępne na potrzeby ewentualnych kontroli i audytów), 

c)       wdrażanie „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim” oraz koordynowanie i nadzór nad działaniami promocyjnymi i marketingowymi służącymi wzmacnianiu rozpoznawalności i pozytywnego wizerunku uzdrowisk na obszarze transgranicznym, 

d)      współpraca z partnerami projektu po obu stronach granicy, jednostkami samorządowymi, organizacjami turystycznymi i innymi podmiotami w celu realizacji wspólnych działań w ramach opracowywania i wdrażania „Strategii marki i promocji uzdrowisk na pograniczu polsko-litewskim” , 

e)      monitorowanie efektywności podejmowanych działań promocyjnych oraz w razie potrzeby proponowanie korekt i usprawnień w realizacji strategii na rzecz optymalizacji efektów projektowych, 

f)        udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji, 

g)       bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

Do obowiązków specjalisty do spraw zamówień publicznych należy w szczególności: 
a)       przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w tym sporządzanie kompletnej dokumentacji przetargowej zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz wytycznymi programów unijnych,

b)      przeprowadzanie badania i oceny wniosków oraz ofert składanych przez wykonawców, w tym udział w pracach komisji przetargowej,

c)       nadzór nad przygotowaniem i realizacją postępowań prowadzonych w ramach projektu przez poszczególne wydziały Urzędu Miejskiego w Gołdapi, zapewniając zgodność z przepisami prawa krajowego i Unii Europejskiej oraz zasadami programu,

d)      bieżąca współpraca z koordynatorem projektu oraz innymi członkami zespołu projektowego w zakresie planowania, realizacji i monitorowania zamówień publicznych, 

e)      prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz dokumentacji przetargowej, zapewniając zgodność z wymogami archiwizacji,

f)        przekazywanie niezbędnych ogłoszeń do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej, Biuletynu Zamówień Publicznych oraz zamieszczanie ich w odpowiednich kanałach komunikacji, 

g)       współpraca przy przygotowywaniu dokumentacji kontrolnej oraz udział w kontrolach, audytach i audytach zewnętrznych dotyczących zamówień publicznych,

h)      bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu. 

Do obowiązków specjalisty do spraw planowania przestrzennego, środowiska i gospodarki nieruchomościami należy w szczególności: 
a)        zapewnienie zgodności działań projektowych z dokumentami planistycznymi gminy (mpzp, studium), 

b)      nadzór nad aspektami środowiskowymi realizacji projektu, w tym zgodnością 
z przepisami ochrony środowiska, 

c)       udział w przygotowaniu i weryfikacji dokumentacji formalno‑prawnej dotyczącej inwestycji, 

d)      wsparcie w zakresie gospodarowania nieruchomościami objętymi projektem, 

e)      współpraca przy uzyskiwaniu decyzji administracyjnych (np. środowiskowych, lokalizacyjnych), 

f)        monitorowanie wpływu projektu na środowisko oraz proponowanie działań minimalizujących, 

g)       współpraca z inwestycjami i koordynatorem projektu.

Do obowiązków specjalisty do spraw nadzoru nad komunikacją i promocją projektu należy 
w szczególności: 
a)       nadzór nad działaniami informacyjno-promocyjnymi projektu, 

b)      zapewnienie zgodności komunikacji z wytycznymi programu Interreg, 

c)       koordynacja działań promocyjnych i wizerunkowych, 

d)      nadzór nad spójnością przekazu medialnego projektu, 

e)      współpraca z partnerami w zakresie promocji, 

f)        realizacja organizacyjna działań promocyjnych. 

Do obowiązków specjalisty do spraw promocji projektu należy w szczególności: 
a)       prowadzenie działań promocyjnych przez cały okres trwania projektu, w tym bieżąca aktualizacja zakładki dotyczącej projektu na stronie internetowej gminy, bieżąca aktualizacja informacji o projekcie udostępnianych w mediach społecznościowych, stosowanie wytycznych dotyczących informacji i promocji zgodnie z wymogami Programu Interreg Polska-Litwa 2021-2027 oraz innymi obowiązującymi przepisami 
i wytycznymi unijnymi,

b)      udział w czynnościach kontrolnych i audytach prowadzonych przez uprawnione organy w okresie trwania projektu oraz po jego zakończeniu, do końca okresu przechowywania dokumentacji,

c)       bieżąca współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu.

§4

Zatwierdza się dotychczasowe czynności dotyczące realizacji projektu ,,Partnerstwo uzdrowisk dla rozwoju pogranicza” (LTPL00355 akronim projektu: ,,Health resorts”) przez członków zespołu, 
o których mowa w § 1, w okresie od 1 lutego 2025 r. do dnia podjęcia niniejszego zarządzenia.

§5

Traci moc zarządzenie nr 492/VIII/2025 Burmistrza Gołdapi z dnia 22 sierpnia 2025 r.  w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Partnerstwo uzdrowisk dla rozwoju pogranicza”.  

§6

Wykonanie zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. Współpracy i Funduszy Zewnętrznych. 

§7

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

BURMISTRZ GOŁDAPI 

KONRAD KAZANIECKI