biuletyn informacji publicznej
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1465 z późn.zm) w związku z § 1 ust. 3 i § 2 ust. 2 i 3 oraz § 42 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U.
z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z póź zm.) zarządzam co następuje:
§ 1. 1. Wskazuję system tradycyjny jako system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Gołdapi.
2. System tradycyjny jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Gołdapi.
3. Rejestry przesyłek wpływających i wychodzących prowadzone są elektronicznie w programie Intradok.
4. Dokumenty wpływające rejestrowane są w programie intradok, który jest wspomagającym systemem EZD.
§ 2. 1. Wyznaczam pracownika archiwum zakładowego na koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Gołdapi.
2. Do zadań koordynatora należy bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.
§ 3. Określam rodzaje przesyłek wpływających do Urzędu Miejskiego w Gołdapi, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny – Punkt Obsługi Mieszkańca:
1. przesyłki adresowane imiennie (imię, nazwisko, adres, bez podania stanowiska służbowego i nazwy instytucji),
2. opatrzone klauzulą ,,do rąk własnych”,
3. przesyłki adresowane do Przewodniczącego Rady,
4. przesyłki wartościowe, które przekazywane są właściwej osobie, komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
5. przesyłki zawierające informacje niejawne, zapakowane zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych,
6. przesyłki stanowiące tajemnicę skarbową,
7. ofert w konkursach dotyczących pożytku publicznego,
8. ofert dotyczących zamówień publicznych i zapytań ofertowych,
9. ofert dotyczących naboru na wolne stanowiska,
10. przesyłki adresowane do Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 4. Traci moc Zarządzenie nr 1007/VII/2017 Burmistrza Gołdapi z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie wskazania systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określania rodzaju przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny w Urządzie Miejskim w Gołdapi.
§ 5. Wykonanie zarządzenia powierzam koordynatorowi czynności kancelaryjnych – pracownikowi ds. Archiwum Zakładowego.
§ 6. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Gołdapi
/-/Konrad Kazaniecki
