ZARZĄDZENIE NR 525/X/2012
Burmistrza Gołdapi
z dnia 5 października 2012r.
w sprawie określenia procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.
Na podstawie art 30. ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591 z późn.zm.), oraz art. 221 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U z.2000, Nr 98, poz. 1071), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (t.j.: Dz. U. z 2010r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) oraz uchwały Nr V/29/11 Rady Miejskiej w Gołdapi z dnia 1 marca 2011 r. w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Gołdap podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku na realizację zadań publicznych innych niż wskazane ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, sposobu rozliczania dotacji oraz kontroli wykonania zleconych zadań, zarządza się co następuje:
§1.
Określa się procedurę kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§2.
Wykonanie zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi Burmistrza Gołdapi ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
§3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Gołdapi
Marek Miros
Załącznik nr 1 do Zarządzenie nr 525/X/2012
Burmistrza Gołdapi
z dnia 5 październia 2012r.
Procedura kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.
Rozdział I.
Postanowienia ogólne.
§ 1.
Procedura określa zasady kontroli i rozliczania dotacji celowych na realizację zadań publicznych Gminy Gołdap sfinansowanych z budżetu gminy.
§ 2.
Kontrola i ocena realizacji zadań publicznych obejmuje sprawdzenie łącznie lub wybiórczo:
-
stanu realizacji zadania,
-
efektywności, rzetelności i jakości wykonywania zadania,
-
prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,
-
prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.
Rozdział II.
Rozliczanie dotacji celowych.
§ 3.
1. Podmiot realizujący zadanie publiczne, na które uzyskał środki z budżetu Gminy Gołdap składa sprawozdanie z realizacji zadania, według wzoru określonego Zarządzeniem Burmistrza w sprawie danego konkursu.
2. W przypadku niezłożenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego w terminie określonym w umowie zawartej z beneficjentem Pełnomocnik Burmistrza wzywa pismem beneficjenta do złożenia sprawozdania z realizacji zadania.
3. Do złożonego sprawozdania organ może żądać o przedłożenie (do wglądu) przez beneficjenta oryginałów faktur, rachunków, umów oraz innych dokumentów finansowych lub księgowych potwierdzających prawidłowe wydatkowanie kwoty dotacji oraz wykonanie wkładu własnego.
§ 4.
1. Pełnomocnik Burmistrza ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi weryfikuje złożone sprawozdanie pod względem finansowym i merytorycznym w terminie 14 dni od dnia złożenia.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonym sprawozdaniu, Pełnomocnik informuje o nich beneficjenta i wzywa do ich usunięcia. Pełnomocnik może też wezwać organizację do złożenia dodatkowych informacji i wyjaśnień do sprawozdania.
3. Pełnomocnik dokonujący analizy sprawozdania informuje Sekretarza Gminy Gołdap o swoich wnioskach i uwagach dotyczących realizacji zadania, sporządzając adnotację na sprawozdaniu w miejscu oznaczonym ,,Adnotacje urzędowe” lub wypełniając ,,Analizę sprawozdania”, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
Rozdział III.
Kontrola dotacji celowych.
§ 5.
1. Burmistrz lub osoba upoważniona wyznacza w formie zarządzenia zespół kontrolny.
2. W skład zespołu wchodzą: inspektorzy z Wydziału Finansów i Realizacji Budżetu oraz inspektorzy z Wydziału Organizacji i Nadzoru.
3. Kontrolerzy przeprowadzają kontrolę na podstawie imiennych upoważnień wystawionych przez Burmistrza lub inną osobę upoważnioną, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
4. Upoważnienia wystawiane są w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi egzemplarz dołączany jest do protokołu kontroli znajdującego się w Urzędzie Miejskim w Gołdapi.
5. Do członków zespołu kontrolnego stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.z 2000r Nr 98, poz. 1071, z późn.zm) dotyczące wyłączenia pracownika.
§ 6.
1. Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi przedstawia Burmistrzowi do akceptacji harmonogram kontroli zawierający: nazwę jednostki kontrolowanej, tytuł zadania, numer umowy, okres realizacji zadania, proponowany termin kontroli, rodzaj kontroli tj. w trakcie realizacji zadania lub po zakończeniu realizacji zadania, osoby wyznaczone do kontroli poszczególnych zadań.
2. O zakresie i terminie rozpoczęcia kontroli należy powiadomić kontrolowaną jednostkę na 7 dni przed jej rozpoczęciem.
3. Powiadomienie o kontroli przekazuje się na piśmie za pośrednictwem wybranej formy: korespondencja pocztowa, faks lub poczta elektroniczna.
4. W przypadku wystąpienia przeszkód uniemożliwiających przeprowadzenie kontroli wyznacza się nowy termin.
§ 7.
1. Kontrola może być prowadzona w siedzibie kontrolowanej jednostki, w miejscu realizowania zadania, lub w Urzędzie Miejskim w Gołdapi.
2. Kontrola może być prowadzona w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy, jeżeli wymaga tego dobro kontroli.
3. Kontroli dokonuje się poprzez porównanie stanu faktycznego z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami umowy zawartej na realizację zadania.
4. Z przeprowadzonych czynności kontrolnych sporządza się protokół kontroli w terminie 14 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych.
5. Wzór protokołu kontroli stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
6. Protokół sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron umowy, o której mowa w ust. 3.
7. Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia do protokołu kontroli wyjaśnień i uwag w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu.
8. Osoba reprezentującą kontrolowaną jednostkę może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 3 dni od dnia otrzymania protokołu.
9. Wyjaśnienia należy składać w formie pisemnej w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Gołdapi lub listem poleconym za pośrednictwem poczty. Wyjaśnienia lub uwagi do protokołu uznaje się za złożone w terminie, jeśli zostaną doręczone w ostatnim dniu terminu do ich wniesienia.
10. Jeżeli osoba reprezentująca jednostkę kontrolowaną odmawia podpisania protokołu – protokół podpisują jedynie osoby kontrolujące, czyniąc w nim adnotację o odmowie podpisania protokołu oraz dołączają pisemne wyjaśnienie, o którym mowa w ust. 7.
11. Odmowa podpisania protokołu nie wstrzymuje wydania wniosków pokontrolnych oraz dochodzenia zwrotu dotacji w trybie określonym w odrębnych przepisach.
12. Zespół kontrolujący dokonuje analizy wniesionych wyjaśnień i uwag do protokołu stwierdzając ich zasadność i sporządza notatkę do protokołu.
13. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli nieprawidłowości zespół kontrolujący przygotowuje w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu wystąpienie pokontrolne, w którym informuje jednostkę kontrolowaną o stwierdzonych nieprawidłowościach. Wzór wystąpienia pokontrolnego stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
14. Wystąpienia pokontrolnego nie kieruje się, jeśli zespół kontrolujący uwzględni wyjaśnienia, o których mowa w ust. 7 i ust. 12.
15. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Burmistrz Gołdapi lub osoba upoważniona.
16. Wystąpienie pokontrolne sporządzane jest w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest jednostce kontrolowanej, drugi pozostaje w aktach sprawy, a trzeci przekazywany jest do Wydziału Finansów i Realizacji Budżetu.
17. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do wykonania wniosków pokontrolnych i powiadomienia o tym organu kontrolnego. Informację o tym obowiązku organizacji pozarządowej należy zamieścić w wystąpieniu pokontrolnym.
Rozdział IV.
Postanowienia końcowe.
§ 8.
1. W przypadku stwierdzenia, iż udzielona dotacja lub jej cześć została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi występuje do Wydziału Finansów i Realizacji Budżetu z wnioskiem o wskazanie terminu, od którego naliczane są odsetki oraz ich wysokości.
2. Po uzyskaniu informacji, o której mowa w ust. 1 Pełnomocnik wzywa beneficjenta do zwrotu dotacji w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych. Pismo powinno zawierać: oznaczenie beneficjenta, nazwę zadania publicznego, na które udzielono dotacji, kwotę dotacji podlegającej zwrotowi, termin, od którego naliczane są odsetki oraz pouczenie o sankcjach, w przypadku nie dokonania zwrotu dotacji.
3. W przypadku braku zwrotu dotacji, na postawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.). w związku z postanowieniami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) wszczyna się postępowanie administracyjne oraz wydaje decyzję.
Załącznik nr 1 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.
Analiza sprawozdania
|
Nazwa zadania |
|
|
Nr umowy |
|
|
Zleceniobiorca |
|
|
Część merytoryczna |
|
|
Realizacja zakresu rzeczowego zadania |
|
|
Część finansowa |
|
|
Wykorzystanie dotacji |
|
|
Relizacja wkładu własnego |
|
…......................................................... …..................................................
sporządził : podpis i data zaakceptował: podpis i data Załącznik nr 2 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.
Gołdap, data
Numer sprawy
Upoważnienie nr …............
Upoważniam Pana/ Panią …............................................( imię i nazwisko)....................................... (stanowisko służbowe i nazwa wydziału) legitymującą/cym się dowodem osobistym o numerze …...............................
do przeprowadzenia kontroli zadania publicznego
pn. …....................................................................................................................................................
realizowanego przez: ….......................................................................................................................
na podstawie umowy ….......................................................................................................................
z dnia …..............................................
Upoważnienie jest ważne do zakończenia kontroli.
Załącznik nr 3 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.
Gołdap, data
Numer sprawy
Protokół kontroli realizacji zadania publicznego
1) Kontrolę rozpoczęto w dniu.............. a zakończono w dniu …................., dni przerwy............. . Kontroli dokonał zespół kontrolujący z Urzędu Miejskiego w Gołdapi powołany przez …..............
w składzie …...................... (imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe i nazwy wydziałów) na podstawie upoważnienia nr ….......................... z dnia …....................... wydanego przez …............................................................................................................................... ….......................
2) Kontrolą objęto zadanie publiczne
pn. …................................................................................................................................................
realizowane na podstawie umowy …................................................. z dnia ..................................
przez: …...........................................................................................................................................
(oznaczenie kontrolowanej jednostki, adres, imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania jednostki, z uwzględnieniem zaistniałych zmian zaistniałych w okresie objętym kontrolą).
3) Kontrolę przeprowadzono w ….................................. (podać miejsce prowadzonej kontroli).
W toku czynności kontrolnych odnośnie realizacji zadania publicznego informacji udzielił/a Pan/ Pani …............................................................................................(imię nazwisko oraz pełniona funkcja).
4) Zakres kontroli obejmował (właściwe zaznaczyć):
-
Stan realizacji zadania.
-
Efektywność, rzetelność i jakość wykonywania zadania.
-
Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania.
-
Prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.
5) W trakcie kontroli ustalono co następuje:
…...........................................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................
6) Wnioski oraz zalecenia z czynności kontrolnych:
…...........................................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................
7) Uwagi:
…...........................................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................................
8) Protokół niniejszy sporządzony został w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla osoby reprezentującej podmiot kontrolowany, drugi dla Urzędu Miejskiego w Gołdapi.
….............................................................. …..............................................................
….............................................................. …..............................................................
miejsce, data, podpisy zespołu kontrolującego miejsce, data, podpis osób reprezentujących jednostkę
kontrolowaną
Uwagi:
1) Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia do protokołu kontroli wyjaśnień i uwag w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu.
2) Wyjaśnienia należy składać w formie pisemnej w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Gołdapi lub listem poleconym za pośrednictwem poczty. Wyjaśnienia lub uwagi do protokołu uznaje się za złożone w terminie, jeśli zostaną doręczone w ostatnim dniu terminu do ich wniesienia.
3) Osoba reprezentującą kontrolowaną jednostkę może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 3 dni od dnia otrzymania protokołu.
4) Na podstawie ustaleń niniejszego protokołu kontroli do skontrolowanej jednostki skierowane zostanie wystąpienie pokontrolne.
Załącznik nr 4 do procedury kontroli i rozliczania dotacji celowych udzielonych na realizację gminnych zadań publicznych gminy przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.
Gołdap, data
Numer sprawy
Wystąpienie pokontrolne dotyczące zadania publicznego
pn. …................................................................................................................................................
realizowanego na podstawie umowy …................................................. z dnia ..................................
przez: …................................................................................................................................................
Uprzejmie informuję, że Urząd Miejski w Gołdapi przeprowadził kontrolę realizacji zadania publicznego w zakresie: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości jego wykonania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,
prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy*.
W związku z zakończeniem czynności kontrolnych, udokumentowanych w protokole kontroli …..................... z dnia …........................., przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Przedstawia się w nim stwierdzone nieprawidłowości w okresie objętym aktualną kontrolą, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz wnioski pokontrolne zmierzające do ich usunięcia w celu usprawnienia dalszej realizacji zadań publicznych:
Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 1
…...........................................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................................
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości
…...........................................................................................................................................................................Wniosek pokontrolny nr 1
…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................
Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 2
…...........................................................................................................................................................................
…...........................................................................................................................................................................
Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości
…...........................................................................................................................................................................Wniosek pokontrolny nr 2
…...........................................................................................................................................................................…...........................................................................................................................................................................
-
niepotrzebne skreślić.
Pouczenie:
1. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do wykonania wniosków pokontrolnych i powiadomienia o tym organu kontrolującego.