Szczegóły zmiany:
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.), art. 8 i 9 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U z 2022 r., poz. 902) w związku z ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. 2019 poz. 848 z późn. zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. 2007 nr 10 poz. 68), zarządzam co następuje:
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Urząd Miejski w Gołdapi prowadzi, w domenie publicznej, pod adresem internetowym http://bip.goldap.pl, stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej, zwaną dalej BIP, przeznaczoną do udostępniania informacji publicznych dotyczących działalności Burmistrza Gołdapi, Rady Miejskiej w Gołdapi oraz Urzędu Miejskiego w Gołdapi, w szczególności w zakresie zgodnym z art. 6. ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
§ 2. W Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w § 1, mogą być zamieszczane informacje dotyczące gminnych jednostek organizacyjnych, jednakże jednostki te zobowiązane są do prowadzenia własnych Biuletynów Informacji Publicznej.
§ 3. Struktura działów tematycznych BIP odpowiada zadaniom wydziałów określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Gołdapi.
§ 4. Każdy wydział jest zobowiązany do publikowania informacji i dokumentów wytwarzanych przez ten wydział (m.in. zarządzeń Burmistrza Gołdapi, wniosków o udostępnienie informacji publicznej i odpowiedzi).
§ 5. Stanowisko ds. Obsługi Rady Miejskiej i jednostek pomocniczych zobowiązane jest do publikowania informacji i dokumentów dotyczących Rady Miejskiej w Gołdapi (m.in. Uchwał Rady Miejskiej, protokołów z posiedzeń i terminów posiedzeń).
Rozdział II
Zespół redakcyjny BIP
§ 6. 1. Obsługą redakcyjną i udostępnianiem informacji w BIP zajmuje się zespół redakcyjny BIP, w skład którego wchodzą:
- koordynator BIP – kierownik Wydziału ds. Administracyjnych,
- administrator techniczny BIP – zastępca kierownika Wydziału ds. Administracyjnych,
- administratorzy merytoryczni BIP - kierownicy komórek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska zgodnie z Regulaminem.
- redaktorzy BIP – wyznaczeni, przez kierowników komórek organizacyjnych, pracownicy publikujący informacje w BIP.
2. Wykaz członków zespołu redakcyjnego dostępny jest na stronie BIP w zakładce redakcja.
§ 7. Do zadań koordynatora BIP należą:
- określenie struktury działów tematycznych strony BIP przy współpracy z administratorami merytorycznymi BIP,
- przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń dotyczących rozbudowy i modyfikacji działów tematycznych strony BIP oraz rozstrzyganie o konieczności wprowadzania zmian w tym zakresie,
- koordynowanie rozbudowy lub modyfikacji struktury działów tematycznych BIP,
- współpraca z administratorem technicznym BIP, administratorami merytorycznymi BIP oraz redaktorami BIP w zakresie funkcjonowania BIP.
§ 7. Do zadań administratora technicznego BIP należą:
- zabezpieczenie prawidłowego techniczno-informatycznego funkcjonowania strony BIP,
- zapewnienie rozwiązań chroniących stronę BIP przed celowym spowolnieniem lub uniemożliwieniem dostępu do jej zasobów,
- tworzenie, na wniosek administratorów merytorycznych BIP, kont użytkowników dla redaktorów BIP, poprzez ustalanie im identyfikatorów i haseł dostępu oraz przydzielanie ról i uprawnień w celu publikacji informacji w poszczególnych działach tematycznych BIP,
- ustawianie haseł dostępu użytkownikom w przypadku utraty hasła,
- dezaktywowanie kont redaktorów BIP na podstawie wniosków administratorów merytorycznych BIP,
- dezaktywowanie kont redaktorów BIP pracownikom, którym zakończył się stosunek pracy,
- nadzór nad wykorzystaniem i ochroną indywidualnych loginów oraz haseł dostępu do modułu administracyjnego BIP,
- dostosowywanie strony BIP do obowiązujących standardów i wymagań przepisów prawa,
- rozbudowa systemu o nowe funkcjonalności na wniosek i w uzgodnieniu z koordynatorem BIP,
- współpraca z koordynatorem BIP, administratorami merytorycznymi BIP, redaktorami BIP oraz firmą świadczącą nadzór autorski nad serwisem BIP,
- prowadzenie szkoleń i udzielanie instruktaży redaktorom BIP, mających na celu prawidłowe wykonywanie zadań związanych z udostępnianiem informacji w BIP,
- bieżące aktualizowanie listy redaktorów BIP,
- zamieszczenie na stronie głównej BIP (Gov.pl/bip), informacji o Urzędzie Miejskim w Gołdapi oraz bieżąca aktualizacja tych informacji.
§ 9. Do zadań administratora merytorycznego BIP należą:
- nadzór nad merytoryczną i formalno-prawną treścią informacji publikowanych w BIP w zakresie kompetencji komórki organizacyjnej, w szczególności nad poprawnością publikowanych wniosków o udostępnienie informacji publicznej i odpowiedzi oraz zarządzeń Burmistrza Gołdapi uwzględniając anonimizację a także terminowość,
- wydawanie pracownikom wewnętrznych poleceń służbowych odnoszących się do zakresu informacji podlegających publikowaniu, w odpowiednich działach tematycznych BIP,
- zatwierdzanie treści informacji przeznaczonej do opublikowania w BIP, zwracając szczególną uwagę
na ochronę danych osobowych, - sprawowanie nadzoru w zakresie tworzenia, utrzymywania i aktualizowania danych w BIP przez podległych pracowników oraz w zakresie okresu publikacji w szczególności terminu usuwania danych wynikający z przepisów prawa,
- dokonywanie okresowych przeglądów informacji zamieszczonych w BIP (min raz w roku)
pod kątem ich aktualności, minimalizacji danych oraz czasu przechowywania w razie konieczności przy konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. - występowanie drogą elektroniczną (e-mail) do administratora technicznego BIP z wnioskami w sprawie nadania bądź wycofania uprawnień pracownikom komórki do publikowania informacji w BIP – redaktorom BIP,
- podejmowanie działań mających na celu zachowanie spójności informacji zamieszczanych w BIP w poszczególnych działach tematycznych,
- prowadzenie konsultacji merytorycznych dla redaktorów BIP oraz pracowników komórki w zakresie udostępniania informacji w BIP,
- przygotowywanie i udostępnianie informacji w BIP w zakresie posiadanych uprawnień,
- współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Gołdapi oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie publikacji informacji w BIP,
- zgłaszanie koordynatorowi BIP potrzeb w zakresie rozbudowy lub modernizacji strony BIP, wynikających ze zmian w przepisach prawa,
- niezwłoczne zgłaszanie administratorowi technicznemu BIP zauważonych awarii i nieprawidłowości
w technicznym funkcjonowaniu strony BIP, - wyznaczenie oraz bieżąca weryfikacja liczby redaktorów BIP w swoich komórkach, z zachowaniem zasady minimum 1 redaktora BIP. Liczba redaktorów BIP w komórkach organizacyjnych powinna zapewniać sprawne i terminowe udostępnianie informacji w BIP, w szczególności w okresie nieobecności i zastępstw pracowników,
- reagowanie w sytuacjach zauważenia nieprawidłowości w opublikowanych informacjach,
np. nieotwierające się pliki, niezanonimizowane dane osobowe, błędnie wyświetlające się informacje, nieuzasadnione publikowanie skanów, publikacja dokumentów nie zawierających daty, stanowiska służbowego, imienia i nazwiska osoby, która podpisała dokument,
§ 10. Do zadań redaktora BIP należą:
- udostępnianie w BIP informacji z zakresu działalności komórki organizacyjnej, w której pracuje,
- udostępnianie w BIP zarządzeń Burmistrza Gołdapi oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej
i odpowiedzi wytworzonych przez wydział, uwzględniając anonimizację i terminowość, - współpraca z pracownikami komórki organizacyjnej w zakresie związanym z publikowaniem w BIP informacji, za których wytworzenie lub przechowywanie są oni odpowiedzialni,
- sprawdzanie poprawności wyświetlania się publikowanych informacji, w tym sprawdzanie poprawności otwierania się zamieszczanych plików,
- reagowanie w sytuacjach zauważenia nieprawidłowości w przygotowanych do publikacji informacjach, np. nieotwierające się pliki, niezanonimizowane dane osobowe, nieuzasadnione przekazywanie skanów do publikacji, przekazywanie dokumentów nie zawierających daty, stanowiska służbowego, imienia i nazwiska osoby, która podpisała dokument,
- publikowanie informacji zgodnie z instrukcjami i wskazówkami administratora merytorycznego BIP, ze szczególnych uwzględnieniem wymogów ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych
- współpraca z administratorem merytorycznym BIP w zakresie merytorycznej obsługi strony BIP, w tym zgłaszanie koordynatorowi BIP potrzeby rozbudowy bądź modyfikacji działów tematycznych BIP,
- pełnienie nadzoru nad kompletnością i spójnością oraz zgodnością z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, informacji publikowanych w BIP,
- niezwłoczne zgłaszanie administratorowi technicznemu BIP lub koordynatorowi BIP zauważonych awarii i nieprawidłowości w funkcjonowaniu BIP.
Rozdział III
Zadania pracowników komórek organizacyjnych
§ 11. Do obowiązków pracowników komórek organizacyjnych urzędu, w kontekście publikacji dokumentów
w BIP, należy:
- przekazywanie redaktorowi BIP elektronicznej postaci dokumentów podlegających udostępnieniu w BIP – dokumentów dostępnych w formie edytowalnej lub w postaci otwartego tekstu,
- przekazywanie redaktorowi BIP informacji o osobie, która wytworzyła dokument przeznaczony
do publikacji w BIP, osobie odpowiadającej za jego treść oraz informacji o okresie w jakim dokument ma być udostępniany w BIP w sposób ustalony przez administratora merytorycznego, - właściwe sporządzanie i formatowanie dokumentów przeznaczonych do udostępnienia w BIP zgodnie
z wymogami ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, w tym dbanie o ich merytoryczną i estetyczną zawartość, - dbanie o kompletność danych w publikowanych dokumentach, w szczególności o to, aby zawierały datę podpisania lub wytworzenia oraz stanowisko służbowe, imię i nazwisko osoby, która podpisała dokument,
- dokonywanie wyłączeń jawności (anonimizacji) dokumentów przeznaczonych do publikacji w BIP
(w szczególności wniosków o udostępnienie informacji publicznej i odpowiedzi) w razie konieczności przy konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
Rozdział IV
Formaty publikowanych dokumentów
§ 12. 1. W Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w § 1, informacje powinny być zamieszczane zgodnie z wymogami ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
2. Należy dążyć do osadzania zamieszczanych informacji w treści strony BIP, lub zamieszczać krótki opis informacji znajdujących się w załącznikach.
3. Przy publikacji informacji należy zaznaczyć okres jej udostępniania.
§ 13. 1. Publikując pliki w BIP należy dążyć do zamieszczania dokumentów w postaci źródłowej, w otwartych i przeszukiwanych formatach, ograniczając liczbę skanów do koniecznego minimum.
- Publikując zeskanowane dokumenty należy, w miarę możliwości, przygotowywać je jako rozpoznawalne pliki PDF z wykorzystaniem techniki OCR.
- Publikowane w BIP dokumenty nie powinny być zabezpieczane przed możliwością pobierania, zapisywania, kopiowania i drukowania.
- W publikowanych w BIP treściach nie mogą pojawiać się reklamy i materiały reklamowe a także niewyjaśnione skróty, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.
- Nazwy publikowanych plików powinny zwięźle i treściwie określać ich zawartość, przy czym długość nazwy pojedynczego pliku nie powinna przekraczać 255 znaków.
§ 14. Przekazywane do publikacji redaktorowi BIP dokumenty powinny być przygotowywane z wykorzystaniem następujących formatów danych:
- dokumenty tekstowe: TXT, PDF, DOC, DOCX, ODT,
- arkusze kalkulacyjne: XLS, XLSX, ODS,
- pliki graficzne: JPG, GIF, TIF, PNG,
- pliki skompresowane (zmniejszone objętościowo dokumenty o dużych rozmiarach): ZIP, 7ZIP,
- umożliwiających maszynowy odczyt: CSV, XML.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 15. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.
§ 16. Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom Urzędu Miejskiego w Gołdapi.
§ 17. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarz Gminy Gołdap.
§ 18. Traci moc Zarządzenie Nr 1431/IX/2018 Burmistrza Gołdapi z dnia 11 września 2018 r. w sprawie zasad publikacji i procedury aktualizacji danych w Biuletynie Informacji Publicznej.
§ 19. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej.
Burmistrz Gołdapi
Tomasz Rafał Luto