Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.), art. 8 i 9 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U z 2022 r., poz. 902) w związku z ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. 2019 poz. 848 z późn. zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. 2007 nr 10 poz. 68), zarządzam co następuje:

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Urząd Miejski w Gołdapi prowadzi, w domenie publicznej, pod adresem internetowym http://bip.goldap.pl, stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej, zwaną dalej BIP, przeznaczoną do udostępniania informacji publicznych dotyczących działalności Burmistrza Gołdapi, Rady Miejskiej w Gołdapi oraz Urzędu Miejskiego w Gołdapi, w szczególności w zakresie zgodnym z art. 6. ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

§ 2. W Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w § 1, mogą być zamieszczane informacje dotyczące gminnych jednostek organizacyjnych, jednakże jednostki te zobowiązane są do prowadzenia własnych Biuletynów Informacji Publicznej.

§ 3. Struktura działów tematycznych BIP odpowiada zadaniom wydziałów określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Gołdapi.

§ 4. Każdy wydział jest zobowiązany do publikowania informacji i dokumentów wytwarzanych przez ten wydział (m.in. zarządzeń Burmistrza Gołdapi, wniosków o udostępnienie informacji publicznej i odpowiedzi).

§ 5. Stanowisko ds. Obsługi Rady Miejskiej i jednostek pomocniczych zobowiązane jest do publikowania informacji i dokumentów dotyczących Rady Miejskiej w Gołdapi (m.in. Uchwał Rady Miejskiej, protokołów z posiedzeń i terminów posiedzeń).

Rozdział II

Zespół redakcyjny BIP

§ 6. 1. Obsługą redakcyjną i udostępnianiem informacji w BIP zajmuje się zespół redakcyjny BIP, w skład którego wchodzą:

1. koordynator BIP – kierownik Wydziału ds. Administracyjnych,
2. administrator techniczny BIP – zastępca kierownika Wydziału ds. Administracyjnych,
3. administratorzy merytoryczni BIP - kierownicy komórek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska zgodnie z Regulaminem.
4. redaktorzy BIP – wyznaczeni, przez kierowników komórek organizacyjnych, pracownicy publikujący informacje w BIP.

2. Wykaz członków zespołu redakcyjnego dostępny jest na stronie BIP w zakładce redakcja.

§ 7. Do zadań koordynatora BIP należą:

1. określenie struktury działów tematycznych strony BIP przy współpracy z administratorami merytorycznymi BIP,
2. przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń dotyczących rozbudowy i modyfikacji działów tematycznych strony BIP oraz rozstrzyganie o konieczności wprowadzania zmian w tym zakresie,
3. koordynowanie rozbudowy lub modyfikacji struktury działów tematycznych BIP,
4. współpraca z administratorem technicznym BIP, administratorami merytorycznymi BIP oraz redaktorami BIP w zakresie funkcjonowania BIP.

§ 7. Do zadań administratora technicznego BIP należą:

1. zabezpieczenie prawidłowego techniczno-informatycznego funkcjonowania strony BIP,
2. zapewnienie rozwiązań chroniących stronę BIP przed celowym spowolnieniem lub uniemożliwieniem dostępu do jej zasobów,
3. tworzenie, na wniosek administratorów merytorycznych BIP, kont użytkowników dla redaktorów BIP, poprzez ustalanie im identyfikatorów i haseł dostępu oraz przydzielanie ról i uprawnień w celu publikacji informacji w poszczególnych działach tematycznych BIP,
4. ustawianie haseł dostępu użytkownikom w przypadku utraty hasła,
5. dezaktywowanie kont redaktorów BIP na podstawie wniosków administratorów merytorycznych BIP,
6. dezaktywowanie kont redaktorów BIP pracownikom, którym zakończył się stosunek pracy,
7. nadzór nad wykorzystaniem i ochroną indywidualnych loginów oraz haseł dostępu do modułu administracyjnego BIP,
8. dostosowywanie strony BIP do obowiązujących standardów i wymagań przepisów prawa,
9. rozbudowa systemu o nowe funkcjonalności na wniosek i w uzgodnieniu z koordynatorem BIP,
10. współpraca z koordynatorem BIP, administratorami merytorycznymi BIP, redaktorami BIP oraz firmą świadczącą nadzór autorski nad serwisem BIP,
11. prowadzenie szkoleń i udzielanie instruktaży redaktorom BIP, mających na celu prawidłowe wykonywanie zadań związanych z udostępnianiem informacji w BIP,
12. bieżące aktualizowanie listy redaktorów BIP,
13. zamieszczenie na stronie głównej BIP (Gov.pl/bip), informacji o Urzędzie Miejskim w Gołdapi oraz bieżąca aktualizacja tych informacji.

§ 9. Do zadań administratora merytorycznego BIP należą:

1. nadzór nad merytoryczną i formalno-prawną treścią informacji publikowanych w BIP w zakresie kompetencji komórki organizacyjnej, w szczególności nad poprawnością publikowanych wniosków o udostępnienie informacji publicznej i odpowiedzi oraz zarządzeń Burmistrza Gołdapi uwzględniając anonimizację a także terminowość,
2. wydawanie pracownikom wewnętrznych poleceń służbowych odnoszących się do zakresu informacji podlegających publikowaniu, w odpowiednich działach tematycznych BIP,
3. zatwierdzanie treści informacji przeznaczonej do opublikowania w BIP, zwracając szczególną uwagę
   na ochronę danych osobowych,
4. sprawowanie nadzoru w zakresie tworzenia, utrzymywania i aktualizowania danych w BIP przez podległych pracowników oraz w zakresie okresu publikacji w szczególności terminu usuwania danych wynikający z przepisów prawa,
5. dokonywanie okresowych przeglądów informacji zamieszczonych w BIP (min raz w roku)
   pod kątem ich aktualności, minimalizacji danych oraz czasu przechowywania w razie konieczności przy konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
6. występowanie drogą elektroniczną (e-mail) do administratora technicznego BIP z wnioskami w sprawie nadania bądź wycofania uprawnień pracownikom komórki do publikowania informacji w BIP – redaktorom BIP,
7. podejmowanie działań mających na celu zachowanie spójności informacji zamieszczanych w BIP w poszczególnych działach tematycznych,
8. prowadzenie konsultacji merytorycznych dla redaktorów BIP oraz pracowników komórki w zakresie udostępniania informacji w BIP,
9. przygotowywanie i udostępnianie informacji w BIP w zakresie posiadanych uprawnień,
10. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Gołdapi oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie publikacji informacji w BIP,
11. zgłaszanie koordynatorowi BIP potrzeb w zakresie rozbudowy lub modernizacji strony BIP, wynikających ze zmian w przepisach prawa,
12. niezwłoczne zgłaszanie administratorowi technicznemu BIP zauważonych awarii i nieprawidłowości
    w technicznym funkcjonowaniu strony BIP,
13. wyznaczenie oraz bieżąca weryfikacja liczby redaktorów BIP w swoich komórkach, z zachowaniem zasady minimum 1 redaktora BIP. Liczba redaktorów BIP w komórkach organizacyjnych powinna zapewniać sprawne i terminowe udostępnianie informacji w BIP, w szczególności w okresie nieobecności i zastępstw pracowników,
14. reagowanie w sytuacjach zauważenia nieprawidłowości w opublikowanych informacjach,
    np. nieotwierające się pliki, niezanonimizowane dane osobowe, błędnie wyświetlające się informacje, nieuzasadnione publikowanie skanów, publikacja dokumentów nie zawierających daty, stanowiska służbowego, imienia i nazwiska osoby, która podpisała dokument,

§ 10. Do zadań redaktora BIP należą:

1. udostępnianie w BIP informacji z zakresu działalności komórki organizacyjnej, w której pracuje,
2. udostępnianie w BIP zarządzeń Burmistrza Gołdapi oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej
   i odpowiedzi wytworzonych przez wydział, uwzględniając anonimizację i terminowość,
3. współpraca z pracownikami komórki organizacyjnej w zakresie związanym z publikowaniem w BIP informacji, za których wytworzenie lub przechowywanie są oni odpowiedzialni,
4. sprawdzanie poprawności wyświetlania się publikowanych informacji, w tym sprawdzanie poprawności otwierania się zamieszczanych plików,
5. reagowanie w sytuacjach zauważenia nieprawidłowości w przygotowanych do publikacji informacjach, np. nieotwierające się pliki, niezanonimizowane dane osobowe, nieuzasadnione przekazywanie skanów do publikacji, przekazywanie dokumentów nie zawierających daty, stanowiska służbowego, imienia i nazwiska osoby, która podpisała dokument,
6. publikowanie informacji zgodnie z instrukcjami i wskazówkami administratora merytorycznego BIP, ze szczególnych uwzględnieniem wymogów ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych
7. współpraca z administratorem merytorycznym BIP w zakresie merytorycznej obsługi strony BIP, w tym zgłaszanie koordynatorowi BIP potrzeby rozbudowy bądź modyfikacji działów tematycznych BIP,
8. pełnienie nadzoru nad kompletnością i spójnością oraz zgodnością z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, informacji publikowanych w BIP,
9. niezwłoczne zgłaszanie administratorowi technicznemu BIP lub koordynatorowi BIP zauważonych awarii i nieprawidłowości w funkcjonowaniu BIP.

Rozdział III

Zadania pracowników komórek organizacyjnych

§ 11. Do obowiązków pracowników komórek organizacyjnych urzędu, w kontekście publikacji dokumentów
w BIP, należy:

1. przekazywanie redaktorowi BIP elektronicznej postaci dokumentów podlegających udostępnieniu w BIP – dokumentów dostępnych w formie edytowalnej lub w postaci otwartego tekstu,
2. przekazywanie redaktorowi BIP informacji o osobie, która wytworzyła dokument przeznaczony
   do publikacji w BIP, osobie odpowiadającej za jego treść oraz informacji o okresie w jakim dokument ma być udostępniany w BIP w sposób ustalony przez administratora merytorycznego,
3. właściwe sporządzanie i formatowanie dokumentów przeznaczonych do udostępnienia w BIP zgodnie
   z wymogami ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, w tym dbanie o ich merytoryczną i estetyczną zawartość,
4. dbanie o kompletność danych w publikowanych dokumentach, w szczególności o to, aby zawierały datę podpisania lub wytworzenia oraz stanowisko służbowe, imię i nazwisko osoby, która podpisała dokument,
5. dokonywanie wyłączeń jawności (anonimizacji) dokumentów przeznaczonych do publikacji w BIP
   (w szczególności wniosków o udostępnienie informacji publicznej i odpowiedzi) w razie konieczności przy konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

Rozdział IV

Formaty publikowanych dokumentów

§ 12. 1. W Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w § 1, informacje powinny być zamieszczane zgodnie z wymogami ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.

2. Należy dążyć do osadzania zamieszczanych informacji w treści strony BIP, lub zamieszczać krótki opis informacji znajdujących się w załącznikach.

3. Przy publikacji informacji należy zaznaczyć okres jej udostępniania.

§ 13. 1. Publikując pliki w BIP należy dążyć do zamieszczania dokumentów w postaci źródłowej, w otwartych i przeszukiwanych formatach, ograniczając liczbę skanów do koniecznego minimum.

2. Publikując zeskanowane dokumenty należy, w miarę możliwości, przygotowywać je jako rozpoznawalne pliki PDF z wykorzystaniem techniki OCR.
3. Publikowane w BIP dokumenty nie powinny być zabezpieczane przed możliwością pobierania, zapisywania, kopiowania i drukowania.
4. W publikowanych w BIP treściach nie mogą pojawiać się reklamy i materiały reklamowe a także niewyjaśnione skróty, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.
5. Nazwy publikowanych plików powinny zwięźle i treściwie określać ich zawartość, przy czym długość nazwy pojedynczego pliku nie powinna przekraczać 255 znaków.

§ 14. Przekazywane do publikacji redaktorowi BIP dokumenty powinny być przygotowywane z wykorzystaniem następujących formatów danych:

1. dokumenty tekstowe: TXT, PDF, DOC, DOCX, ODT,
2. arkusze kalkulacyjne: XLS, XLSX, ODS,
3. pliki graficzne: JPG, GIF, TIF, PNG,
4. pliki skompresowane (zmniejszone objętościowo dokumenty o dużych rozmiarach): ZIP, 7ZIP,
5. umożliwiających maszynowy odczyt: CSV, XML.

Rozdział V

Postanowienia końcowe

§ 15. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.

§ 16. Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom Urzędu Miejskiego w Gołdapi.

§ 17. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarz Gminy Gołdap.

§ 18.  Traci moc Zarządzenie Nr 1431/IX/2018 Burmistrza Gołdapi z dnia 11 września 2018 r. w sprawie zasad publikacji i procedury aktualizacji danych w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 19. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej.

Burmistrz Gołdapi

Tomasz Rafał Luto